Finanzen und Buchhaltung
Hinweis: Die Tool-Profile, auf die dieser Vergleich verweist, sind auf Englisch.
Kleine Unternehmen mit externem Steuerberater starten meist mit QuickBooks Online oder Xero, während Wave Freiberufler abdeckt, die kostenlos buchen wollen. Zoho Books bietet Zoho-Nutzern günstige zusätzliche Nutzerplätze. Firmen mit mehreren Gesellschaften sollten stattdessen Sage Intacct oder Oracle NetSuite prüfen.
Wenn du Buchhaltungssoftware für ein kleines Unternehmen suchst, bist du hier richtig, egal ob du ein Ein-Personen-Studio führst oder ein Finanzteam leitest, das Tabellen entwachsen ist. Die Tools sind nach Unternehmensgröße und nach den Anforderungen sortiert, die eine Kaufentscheidung meist prägen. Kopiere die Anforderungslisten in eine Anfrage auf SaaSBid, beschreibe dein Setup und lass Anbieter passende Angebote schicken.
Ein freiberuflicher Designer, der bei null startet
Wave
Der Starter-Tarif kostet nichts und deckt Rechnungsstellung ab, Pro kostet 19 US-Dollar im Monat, allerdings fallen bei Online-Zahlungen Gebühren pro Transaktion an.
Preis: Kostenlos
Ein Betrieb mit 10 Personen und externem Steuerberater
QuickBooks Online
Die Nutzerlimits liegen je nach Tarif bei 1, 3, 5 oder 25, zwei Steuerberaterplätze sind ab Simple Start enthalten, und das breite App-Ökosystem von Drittanbietern gilt als Pluspunkt.
Preis: $38/Monat
Ein wachsendes Team mit vielen Gelegenheitsnutzern
Xero
Es gibt keine Lizenzgebühr pro Nutzer, drei feste Tarife decken die Bandbreite ab, und der automatische Abgleich ist ab Growing oder Established enthalten.
Preis: $27/Monat (Early)
Eine kleine Firma, die schon Zoho CRM nutzt
Zoho Books
Unterhalb einer Umsatzgrenze gibt es einen kostenlosen Tarif, und zusätzliche Nutzer in den Bezahltarifen kosten zwischen 2,50 und 3 US-Dollar pro Person.
Preis: ab $15/Monat
Eine Beratung, die Stunden bei wenigen Kunden abrechnet
FreshBooks
Der Preis hängt an der Zahl der abrechenbaren Kunden, die Zeiterfassung liegt direkt neben der Rechnungsstellung, und wiederkehrende Rechnungen sind in jeder Stufe enthalten.
Preis: $23/Monat
Eine gemeinnützige Organisation mit mehreren zu konsolidierenden Einheiten
Sage Intacct
Du bist aus QuickBooks herausgewachsen? Sage Intacct bringt Konsolidierung mehrerer Einheiten und Berichte nach Dimensionen mit, passend für eine gemeinnützige Organisation, die mehrere Fonds abrechnet.
Preis: Preis auf Anfrage
| Tool | Am besten für | Einstiegspreis | Kostenloser Tarif | Kostenlose Testphase |
|---|---|---|---|---|
| Xero |
11-50 Personen | $27/Monat (Early) | Nein | Ja |
| FreshBooks |
1-10, 11-50 Personen | $23/Monat | Nein | Ja |
| Zoho Books |
1-10, 11-50 Personen | ab $15/Monat | Ja | Ja |
 Oracle NetSuite |
51-500 Personen | Preis auf Anfrage | Nein | Nein |
| Sage Intacct |
51-500 Personen | Preis auf Anfrage | Nein | Nein |
| Wave |
1-10 Personen | Kostenlos | Ja | Keine Angabe |
| QuickBooks Online |
11-50 Personen | $38/Monat | Ja | Ja |
Buchhaltungssoftware ist der Ort, an dem ein Unternehmen seine Finanzen festhält: jeden Verkauf, jede Rechnung, jede Zahlung und jede Kontobewegung. Eine Buchhalterin oder der Inhaber schreibt Rechnungen, ordnet Bankbuchungen zu, bezahlt Lieferanten und schließt den Monat ab, während ein externer Steuerberater oft zur Prüfung dazukommt. Das Ergebnis fließt in Steuererklärungen und in alltägliche Liquiditätsentscheidungen. Die meiste Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen läuft heute in der Cloud, und viele Produkte ergänzen Lohn, Lager oder Projektverfolgung. Größere Organisationen nutzen denselben Kern und legen eine Konsolidierung über mehrere Gesellschaften darüber. Frag bei jedem Anbieter nach, ob die Software zu deutschen Anforderungen passt, etwa DATEV-Export, GoBD-konformer Archivierung und deutschen Umsatzsteuerregeln.
Erstellt Angebote und Rechnungen, wiederholt sie nach Zeitplan und ergänzt Zahlungslinks und Erinnerungen, damit Kunden schneller zahlen.
Importiert Transaktionen von Bankkonten und schlägt Zuordnungen vor, damit die Buchhaltung mit dem Kontoauszug übereinstimmt.
Erfasst Lieferantenrechnungen und Belege, ordnet sie Konten zu und plant die Zahlung.
Liefert die Auswertungen, die Inhaber, Banken und Finanzamt verlangen, etwa zu Erfolg, Vermögenslage und Cashflow.
Führt Gehaltsabrechnungen durch und berechnet Steuerpflichten, entweder nativ oder über ein angebundenes Zusatzmodul.
Gibt dem externen Steuerberater einen Zugang und verbindet sich mit Zahlungs-, Lager- und CRM-Tools.
$27/Monat (Early)
Xero ist ein Cloud-Buchhaltungssystem aus Neuseeland mit drei Tarifen zu festen Preisen, ab 27 US-Dollar im Monat. Die Zahl der Nutzer ist unbegrenzt, weil keine Gebühr pro Nutzer anfällt. Der Early-Tarif begrenzt Rechnungen auf 20 und Eingangsrechnungen auf 5 pro Monat, was kleine Händler prüfen sollten.
$23/Monat
Im Zentrum von FreshBooks steht die Rechnungsstellung für Freiberufler und Dienstleister. Die Tarife richten sich nach der Zahl der abgerechneten Kunden und beginnen bei 23 US-Dollar im Monat. Die Stundenerfassung fließt direkt in Rechnungen, jedoch kostet jedes zusätzliche Teammitglied 11 US-Dollar.
ab $15/Monat
Neben sechs Bezahltarifen gibt es bei Zoho Books einen kostenlosen Tarif mit Umsatzgrenze, wobei nach Organisation statt nach Nutzerplatz abgerechnet wird. Zusätzliche Nutzer kosten wenig. Am meisten profitieren Teams, die bereits in der Zoho-Welt arbeiten.
Preis auf Anfrage
NetSuite von Oracle ist ein Cloud-ERP, das nur per Angebot bepreist wird: Grundgebühr plus Nutzer plus Module. Es verbindet Finanzen, Lager und CRM für mittelgroße Unternehmen. Plane eine Einführung mit einem Implementierungspartner ein.
Preis auf Anfrage
Sage Intacct ist ein Finanzsystem aus der Cloud für mittelgroße Unternehmen und gemeinnützige Organisationen, verkauft per Angebot und über Partner. Zusatzfunktionen für die Abrechnung und die Umsatzrealisierung sind separate Module.
Kostenlos
Freiberufler und Kleinstunternehmen können Buchhaltung und Rechnungen bei Wave kostenlos führen oder auf den Pro-Tarif für 19 US-Dollar wechseln. Die Einnahmen kommen aus Gebühren für Kartenzahlungen und kostenpflichtigen Extras wie der Lohnabrechnung.
$38/Monat
QuickBooks Online von Intuit gibt es in vier Bezahltarifen mit Limits von 1, 3, 5 oder 25 Nutzern, ab 38 US-Dollar im Monat. Steuerberater kennen es weithin, und viele Apps lassen sich anbinden.
Hier geht es um Angebote, Rechnungen, wiederkehrende Abrechnung, Zahlungslinks und Erinnerungen. Starke Tools bieten wiederkehrende Rechnungen und Online-Zahlungen schon im Einstiegstarif ohne enge Monatslimits. Schwache begrenzen die Zahl der Rechnungen oder halten Erinnerungen für höhere Tarife zurück.
Die Frage lautet, wie viel vom Kontoauszug die Software ohne Hilfe zuordnet. Starke Produkte importieren Umsätze automatisch, lernen deine Regeln und machen aus dem Abgleich eine schnelle Kontrolle. Schwache beschränken den Bankimport auf obere Tarife oder berechnen die automatische Zuordnung extra.
Beim Reporting geht es um Auswertungen, denen du vertrauen und die du für Inhaber und Banken anpassen kannst. Gute Tools liefern Standardansichten plus eigene Dashboards. Schwächere sperren nützliche Berichte hinter oberen Tarifen oder bieten nur feste Layouts.
Dieses Kriterium umfasst Belegerfassung, Eingabe von Rechnungen und Lieferantenzahlung. Starke Produkte machen aus einem Foto oder einer E-Mail eine kontierte Rechnung und planen die Zahlung. Schwache begrenzen die monatlichen Rechnungen oder verlangen ein separates Zusatzmodul für Verbindlichkeiten.
Lohn und Steuerunterstützung entscheiden, ob du für Gehaltsläufe und Meldungen ein zweites System brauchst. Starke Tools bieten eigene oder gut angebundene Lohnabrechnung mit klaren Preisen pro Mitarbeiter. Schwache lassen die Lohnabrechnung als lose Verbindung zu einem Drittanbieter stehen. Prüfe zusätzlich, ob die Software deutsche Umsatzsteuerregeln und einen Export an deinen Steuerberater unterstützt.
Die meisten kleinen Firmen sind auf einen externen Steuerberater und auf angebundene Apps angewiesen. Starke Tools enthalten Plätze für Steuerberater und eine lange Liste von Integrationen. Schwache berechnen Zugänge für Steuerberater oder beschränken Apps auf höhere Tarife.
Dieses Kriterium beschreibt, wie das Produkt abgerechnet wird, ob nach festem Tarif, Nutzerlimit, Kundenzahl oder Angebot, und was ein kostenloser Tarif enthält. Klare Modelle nennen Limits und Gebühren für Zusatzmodule von Anfang an. Undurchsichtige haben Gebühren pro Transaktion oder Nutzung, die erst später auftauchen.
Jedes Buchhaltungsprodukt ist für eine bestimmte Unternehmensphase gebaut. Tools für Freiberufler bleiben schlank und günstig, während Systeme für den Mittelstand Konsolidierung mehrerer Gesellschaften und Lagerhaltung ergänzen. Wer die falsche Phase wählt, wächst aus dem Tool heraus oder zahlt für Tiefe, die ungenutzt bleibt.
Kein einzelnes Produkt gewinnt für alle. QuickBooks Online und Xero sind gängige Wahlen, wenn ein externer Steuerberater beteiligt ist, FreshBooks passt zu Dienstleistern, die nach Kunden abrechnen, und Wave zu Kleinstunternehmen. Wähle das Tool passend zu Teamgröße, Abrechnungsart und Steuerberater.
Wave hat einen kostenlosen Starter-Tarif für Buchhaltung und Rechnungsstellung, und Zoho Books bietet Unternehmen unterhalb einer Umsatzgrenze einen kostenlosen Tarif. Kostenlose Stufen haben Grenzen, schau dir deshalb Bankanbindung, Zahlungsgebühren und Support an, bevor du deine Buchhaltung darauf aufbaust.
QuickBooks Online begrenzt Nutzer je Tarif und ist vielen Steuerberatern vertraut. Xero verzichtet auf Gebühren pro Nutzer, begrenzt aber im Early-Tarif Rechnungen und Eingangsrechnungen. Die bessere Wahl hängt von deiner Teamgröße und der Präferenz deines Steuerberaters ab.
Die Software erfasst Transaktionen und erstellt Berichte, sie gibt aber keine Steuerberatung und zeichnet deine Meldungen nicht ab. Viele kleine Firmen führen die Bücher selbst und lassen einen Steuerberater prüfen, deshalb ist der Zugang für Steuerberater wichtig.
Mit Cloud-Tools arbeiten Inhaber, Buchhalter und Steuerberater gleichzeitig im selben Bestand, und die Bankanbindung ist eingebaut. Desktop-Software kann sich auf einem einzelnen Rechner schneller anfühlen, erschwert aber das Teilen. Die meisten kleinen Unternehmen entscheiden sich heute für die Cloud.
Nenne deine Teamgröße, das monatliche Volumen an Rechnungen und Eingangsrechnungen, Bankkonten, Lohnbedarf, Anforderungen an Lager oder Fremdwährungen, deinen Steuerberater und den gewünschten Starttermin. So können Anbieter den passenden Tarif nennen, statt zu raten.
Die SaaSBid-Einschätzung: Passung, Kauf und Sicherheit
Kannst du online starten, oder brauchst du zuerst eine Demo und ein Angebot? Die Angaben stammen von der Preisseite des jeweiligen Anbieters. Ein Strich heißt: nicht veröffentlicht oder hier nicht angezeigt (Details im englischen Tool-Profil). Bei Anbietern, die nur auf Anfrage verkaufen, spart eine Anfrage über SaaSBid die meiste Zeit.
| Tool | Kaufweg | Kostenlose Testphase | Vertrag | Einrichtungsgebühr |
|---|---|---|---|---|
| Xero | Online kaufen | - | - | - |
| FreshBooks | Online bis Tarif Premium, darüber Vertrieb | 30 Tage | - | - |
| Zoho Books | Online kaufen | 14 Tage | - | - |
| Oracle NetSuite | Über den Vertrieb | - | - | - |
| Sage Intacct | Über den Vertrieb | - | - | - |
| Wave | Online kaufen | - | - | - |
| QuickBooks Online | Online bis Tarif Advanced, darüber Vertrieb | 30 Tage | - | - |
Was deine IT- und Rechtsabteilung fragen wird, aus dem Trust Center, der Sicherheitsseite und den Rechtsdokumenten des jeweiligen Anbieters. Ein Strich heißt: öffentlich nichts gefunden oder hier nicht angezeigt. Das ist eine Frage für deine Anfrage.
| Tool | SOC 2 | ISO 27001 | Öffentlicher AVV (DPA) | EU-Hosting | SSO ab | SCIM ab | Audit-Logs ab |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Xero | Nicht veröffentlicht | Ja | Nicht veröffentlicht | Nicht veröffentlicht | - | - | - |
| FreshBooks | Typ I | Nicht veröffentlicht | Nicht veröffentlicht | Nicht veröffentlicht | - | - | - |
| Zoho Books | Typ II | Ja | Nicht veröffentlicht | EU | - | - | - |
| Oracle NetSuite | Typ II | Ja | Nicht veröffentlicht | Nicht veröffentlicht | - | - | - |
| Sage Intacct | Typ II | Nicht veröffentlicht | Nicht veröffentlicht | Nicht veröffentlicht | - | - | - |
| QuickBooks Online | Nicht veröffentlicht | Nicht veröffentlicht | Nicht veröffentlicht | Nicht veröffentlicht | - | - | - |
| Tool | 1-10 Personen | 11-50 Personen | 51-500 Personen | 500+ Personen |
|---|---|---|---|---|
| Xero | Brauchbar | Gute Passung | Brauchbar | Keine Daten |
| FreshBooks | Gute Passung | Gute Passung | Schwache Passung | Schwache Passung |
| Zoho Books | Gute Passung | Gute Passung | Brauchbar | Keine Daten |
| Oracle NetSuite | Schwache Passung | Schwache Passung | Gute Passung | Brauchbar |
| Sage Intacct | Schwache Passung | Schwache Passung | Gute Passung | Brauchbar |
| Wave | Gute Passung | Brauchbar | Schwache Passung | Schwache Passung |
| QuickBooks Online | Brauchbar | Gute Passung | Brauchbar | Keine Daten |
Gute PassungBrauchbarSchwache PassungKeine Angaben des Anbieters
Die Bewertungen folgen der angegebenen Zielgruppe jedes Anbieters, den Nutzerlimits oder Platzpreisen, den Grenzen des kostenlosen Tarifs und der Frage, ob es nur Angebotspreise gibt. Unternehmenskontrollen wie SSO wurden selten bestätigt, deshalb bleiben diese Felder leer oder vorsichtig.
Kosten und einfache Einrichtung bestimmen die Entscheidung. Wave ist zum Start kostenlos, und FreshBooks zielt auf Dienstleistungen von Einzelpersonen. Zoho Books hat unterhalb seiner Umsatzgrenze einen kostenlosen Tarif, und QuickBooks Online lohnt sich, wenn dein Steuerberater es verlangt.
Es kommen mehr Nutzer, Rechnungen und Freigaben dazu, daher zählen die Regeln für Nutzerplätze. Xero verlangt keine Gebühr pro Nutzer, QuickBooks Online reicht mit Advanced bis zu 25 Nutzern, und Zoho Books fügt Plätze günstig hinzu.
Mehrere Gesellschaften, Lager und Prüfungsanforderungen tauchen auf. Oracle NetSuite und Sage Intacct zielen beide auf den Mittelstand. Rechne mit Angeboten und einer Einrichtung durch Partner statt mit einer Selbstanmeldung.
Nur NetSuite und Sage Intacct aus dieser Liste richten sich an Finanzteams jenseits des Kleinunternehmens, und Kontrollen für Großunternehmen solltest du dir schriftlich bestätigen lassen. Die Cloud-Tools für kleine Firmen enden in der Regel vor dieser Größe.
| Tool | Rechnungsstellung und Abrechnung | Bankanbindung und Abstimmung | Finanzberichte | Ausgaben- und Rechnungsverwaltung | Lohn und Umsatzsteuer | Zugang für Steuerberater und Integrationen | Anteil |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Xero | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | 100% |
| FreshBooks | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | 100% |
| Zoho Books | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | 100% |
| Oracle NetSuite | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert | 0% |
| Sage Intacct | Dokumentiert | Nicht dokumentiert | Dokumentiert | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert | 33% |
| Wave | Dokumentiert | Dokumentiert | Nicht dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | 83% |
| QuickBooks Online | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | Dokumentiert | 100% |
Ein Haken heißt: Der Anbieter dokumentiert die Funktion öffentlich. Ein Strich heißt: Wir haben keine öffentliche Dokumentation gefunden. Das ist eine Frage für deine Anfrage und kein Beweis, dass die Funktion fehlt.
Halte mit dieser Liste fest, was dein Team wirklich braucht. Wenn du Anforderungen in Muss, Soll und Kann einteilst, können Anbieter genau kalkulieren, statt dir ihren größten Tarif anzubieten.
Wenn du darauf Antworten parat hast, beginnt dein erstes Gespräch mit einem Anbieter beim Preis statt bei der Bedarfsklärung.
Wir sind ein Landschafts- und Gestaltungsunternehmen mit 14 Personen und stellen etwa 120 Rechnungen im Monat, überwiegend an wiederkehrende Geschäftskunden. Unsere Buchhaltung liegt in Tabellen und einer zehn Jahre alten Desktop-Datei, und unser externer Steuerberater möchte Cloud-Zugriff. Wir brauchen Bankanbindung für zwei Konten und eine Kreditkarte, wiederkehrende Rechnungen mit Karten- und Banklinks zur Zahlung, Erfassung von Lieferantenrechnungen und die üblichen Finanzberichte. Drei Personen brauchen Zugänge, dazu der Steuerberater. Gern hätten wir die Lohnabrechnung für zwölf Mitarbeitende, am besten angebunden. Der Umzug aus der alten Datei soll vor dem nächsten Quartal abgeschlossen sein. Das Budget liegt im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich pro Jahr.
Streiche zuerst jedes Produkt, das nicht zu deiner Phase passt, und prüfe dann Nutzerlimits, Rechnungsgrenzen und Steuerberaterzugang mit deinen echten Zahlen. Die meisten Käufer vergleichen am Ende zwei oder drei Tools. Eine genaue Anfrage auf SaaSBid sagt den Anbietern, wie hoch deine Volumina sind, welche Bankkonten du hast und was du bei der Lohnabrechnung brauchst, damit die Angebote vergleichbar sind und weniger böse Überraschungen durch Zusatzmodule enthalten.