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Lohnabrechnungssoftware 2026: 12 Tools im Vergleich nach Unternehmensgröße und Anforderungen

Aktualisiert am 24. Oktober 2026 · 12 Tools · Fakten mit den Anbieterseiten abgeglichen · So prüfen wir (Englisch)

Hinweis: Die Tool-Profile, auf die dieser Vergleich verweist, sind auf Englisch.

Gusto und OnPay sind die häufigsten Einstiegspunkte unter den Lohnabrechnungsprogrammen für kleine US-Arbeitgeber, da beide Preise veröffentlichen und die Steuermeldung enthalten. Patriot Payroll ist die Budgetoption, QuickBooks Payroll passt zu Firmen, die schon QuickBooks nutzen, und Paycom oder Paylocity bedienen mittelgroße Firmen, die HR im selben System wollen.

Diese Seite hilft Inhabern und Finanzverantwortlichen, die eine Lohnabrechnungssoftware suchen und wissen wollen, was zu ihrer Mitarbeiterzahl passt, bevor sie bei einem Anbieter anrufen. Die Tools sind nach Unternehmensgröße und Anforderungen sortiert, vom Dreipersonenbetrieb bis zum mittelgroßen Arbeitgeber mit mehreren Bundesstaaten. Die hier aufgeführten Produkte sind überwiegend auf US-Arbeitgeber ausgerichtet, also auf Steuern auf Bundes-, Staats- und lokaler Ebene sowie auf Formulare wie W-2 und 1099. Wenn du Beschäftigte in Deutschland, Österreich oder der Schweiz abrechnen willst, frag in der Anfrage ausdrücklich danach. Übernimm die Anforderungslisten in eine Anfrage bei SaaSBid und vergleiche die eingehenden Angebote. Das geht schneller, als Anbietern nachzulaufen, die nur Angebotspreise nennen.

Unsere Empfehlungen nach Situation

  • Ein Betrieb mit 8 Personen, der Angestellte und Freelancer beschäftigt

    Gusto

    Die Steuermeldung in allen Rechtsgebieten läuft in jedem Tarif automatisch, Simple beginnt bei 49 US-Dollar plus 6 US-Dollar pro Person, und es gibt einen Tarif Contractor Only.

    Preis: ab $49/Monat

  • Ein kleines Team, das Beschäftigte in mehreren Bundesstaaten bezahlt

    OnPay

    Beschäftigte können ohne Aufpreis in beliebig vielen Bundesstaaten leben, und die Steuermeldungen sind mit einem Grundpreis von 49 US-Dollar plus 6 US-Dollar pro Beschäftigtem enthalten.

    Preis: ab $49/Monat

  • Ein Betrieb mit 4 Personen, der jeden Dollar umdreht

    Patriot Payroll

    Die Stufe Basic beginnt bei 17 US-Dollar im Monat mit 4 US-Dollar pro Beschäftigtem, während Full Service die Steuerzahlungen und Erklärungen für alle Rechtsgebiete übernimmt.

    Preis: ab $17/Monat

  • Ein Unternehmen, das seine Buchhaltung bereits in QuickBooks Online führt

    QuickBooks Payroll

    Die Lohnabrechnung ist im Paket mit dem Buchhaltungsprodukt enthalten, meldet Steuern und übermittelt unbegrenzt 1099-NEC- und 1099-MISC-Formulare für Freelancer elektronisch.

    Preis: ab $44/Monat

  • Ein Startup, das sich um Benefits nicht selbst kümmern will

    Justworks

    Durch Co-Employment gibt es Zugang zu gebündelten Benefits zu einem pauschalen Monatspreis pro Beschäftigtem.

    Preis: ab $50/Monat

  • Ein Arbeitgeber mit 200 Personen und eigener IT-Abteilung

    Paycom

    Lohnabrechnung, HR, Zeit und Talent teilen sich eine Datenbank, die Steuermeldung ist enthalten, und SAML 2.0 ist für sicherheitsbewusste IT-Teams aufgeführt.

    Preis: Preis auf Anfrage

Lohnabrechnungssoftware im Vergleich

Lohnabrechnungssoftware im Vergleich
ToolAm besten fürEinstiegspreisKostenloser TarifKostenlose Testphase
Paycor 11-50, 51-500 Personen Preis auf Anfrage Nein Nein
TriNet 11-50, 51-500 Personen Preis auf Anfrage Nein Nein
ADP Run 11-50 Personen Preis auf Anfrage Nein Keine Angabe
Gusto 1-10, 11-50 Personen ab $49/Monat Nein Nein
Paylocity 51-500 Personen Preis auf Anfrage Nein Nein
Paycom 51-500 Personen Preis auf Anfrage Nein Nein
Justworks 1-10, 11-50 Personen ab $50/Monat Nein Nein
Patriot Payroll 1-10, 11-50 Personen ab $17/Monat Nein Ja
OnPay 1-10, 11-50 Personen ab $49/Monat Nein Keine Angabe
Paychex Flex 11-50, 51-500 Personen Preis auf Anfrage Nein Keine Angabe
Rippling 11-50, 51-500, 500+ Personen ab $8/Monat Nein Nein
QuickBooks Payroll 1-10, 11-50 Personen ab $44/Monat Nein Keine Angabe

Was ist Lohnabrechnungssoftware?

In jeder Abrechnungsperiode ermittelt Lohnabrechnungssoftware den Betrag, der jedem Beschäftigten zusteht, zieht Einbehalte und Beiträge für Benefits ab und überweist das Geld auf Bankkonten oder druckt Schecks. Im Hintergrund leitet sie Steuerzahlungen an Behörden weiter, reicht Quartalserklärungen ein und erstellt im Januar die Formulare W-2 und 1099. Inhaber, Buchhalter und HR-Mitarbeitende teilen sich die Arbeit, mit Buchhaltungssoftware auf der einen und Zeiterfassung auf der anderen Seite. Gut gemacht ersetzt sie das manuelle Nachschlagen von Regeln, das hinter den meisten Strafen und Mahnungen wegen verspäteter Einzahlungen steckt.

Zentrale Funktionen

  • Entgeltberechnung und Überweisung

    Berechnet für jeden Beschäftigten den Weg von brutto zu netto und überweist am Zahltag, auch bei außerplanmäßigen Läufen und Bonuszahlungen.

  • Meldung der Lohnsteuern

    Behält Steuern von jeder Abrechnung ein, zahlt sie termingerecht an die zuständigen Behörden und bereitet Quartalserklärungen und Jahresformulare vor.

  • Zahlungen an Freelancer

    Bezahlt 1099-Beschäftigte per Überweisung oder Scheck und erstellt ihre Jahresformulare zusammen mit den Meldungen für Angestellte.

  • Zeiterfassung und Abwesenheiten

    Erfasst Stunden und Urlaubssalden, sodass freigegebene Daten ohne erneutes Eintippen in jede Abrechnung fließen.

  • Benefits-Abzüge

    Wendet Beiträge für Kranken-, Renten- und weitere Pläne auf jede Abrechnung an, damit Abzüge und Unterlagen der Anbieter übereinstimmen.

  • Buchhaltungssynchronisierung

    Überträgt Buchungssätze der Lohnabrechnung ins Hauptbuch, damit die Bücher Löhne, Steuern und Verbindlichkeiten abbilden.

Lohnabrechnungssoftware: Die 12 besten Tools im Überblick

1

Paycor

Preis auf Anfrage

Paycor ist eine Human-Capital-Suite, die Lohnabrechnung, HR, Zeit und Talent für US-Arbeitgeber mit etwa 10 bis 1.000 Personen abdeckt. Preise gibt es nur auf Anfrage. Paychex hat das Unternehmen 2025 übernommen, was für Käufer wichtig ist, die einen langfristig unabhängigen Anbieter wollen.

  • 1-10: keine Daten
  • 11-50: Gute Passung
  • 51-500: Gute Passung
  • 500+: keine Daten
Kaufweg
Über den Vertrieb
SOC 2
Typ II

Vollständiges Profil von PaycorAngebot anfragen

2

TriNet

Preis auf Anfrage

TriNet ist eine Professional Employer Organization (PEO), wird also Mitarbeitgeber und übernimmt Lohnabrechnung, Benefits und Compliance-Aufgaben. Kleine und mittelgroße Firmen ohne HR-Abteilung nutzen es. Die Gebühren werden pro Beschäftigtem auf Anfrage genannt.

  • 1-10: keine Daten
  • 11-50: Gute Passung
  • 51-500: Gute Passung
  • 500+: keine Daten

Vollständiges Profil von TriNetAngebot anfragen

3

ADP Run

Preis auf Anfrage

ADP Run ist das Lohnabrechnungsprodukt für kleine Unternehmen von einem sehr großen Anbieter, in vier Stufen auf Anfrage erhältlich. Benefits, Altersvorsorge und Arbeitsunfallversicherung gibt es als Zusatz. Wöchentliche Abrechnungsläufe erhöhen die Kosten.

  • 1-10: Schwache Passung
  • 11-50: Gute Passung
  • 51-500: keine Daten
  • 500+: keine Daten
Kaufweg
Über den Vertrieb

Vollständiges Profil von ADP RunAngebot anfragen

4

Gusto

ab $49/Monat

Bei Gusto besteht der Preis aus einer monatlichen Grundgebühr und einer Gebühr je Person, und jeder Tarif meldet die Lohnsteuern automatisch. Simple deckt einen einzelnen Bundesstaat ab, Plus und Premium mehrere.

  • 1-10: Gute Passung
  • 11-50: Gute Passung
  • 51-500: keine Daten
  • 500+: Schwache Passung

Vollständiges Profil von GustoAngebot anfragen

5

Paylocity

Preis auf Anfrage

Paylocity ist eine Cloud-Suite mit Modulen für Lohnabrechnung, HR, Zeit, Benefits und Talent für mittelgroße US-Arbeitgeber. Preise kommen auf Anfrage, pro Beschäftigtem plus Module. Viele Integrationen funktionieren mit Okta SSO.

  • 1-10: Schwache Passung
  • 11-50: Schwache Passung
  • 51-500: Gute Passung
  • 500+: keine Daten

Vollständiges Profil von PaylocityAngebot anfragen

6

Paycom

Preis auf Anfrage

Paycom hält Lohnabrechnung, HR, Zeit und Talent in einer einzigen Datenbank und bedient US-Arbeitgeber im Mittelstand. Die Gebühren werden auf Anfrage genannt und enthalten eine Gebühr pro Abrechnungslauf. Die Steuermeldung ist enthalten.

  • 1-10: Schwache Passung
  • 11-50: Schwache Passung
  • 51-500: Gute Passung
  • 500+: keine Daten

Vollständiges Profil von PaycomAngebot anfragen

7

Justworks

ab $50/Monat

Justworks ist eine PEO für kleine US-Unternehmen, die Benefits, HR und Compliance mit der Lohnabrechnung bündelt, wobei es auch einen Tarif nur für die Lohnabrechnung gibt, mit 50 US-Dollar Grundgebühr und 8 US-Dollar je Beschäftigtem.

  • 1-10: Gute Passung
  • 11-50: Gute Passung
  • 51-500: keine Daten
  • 500+: keine Daten

Vollständiges Profil von JustworksAngebot anfragen

8

Patriot Payroll

ab $17/Monat

Patriot Payroll richtet sich an sehr kleine Arbeitgeber, mit einer günstigen Stufe Basic und einer Stufe Full Service, die Steuern für dich meldet. Freelancer zählen als Beschäftigte, mit 4 US-Dollar je bezahlter Person.

  • 1-10: Gute Passung
  • 11-50: Gute Passung
  • 51-500: Brauchbar
  • 500+: Schwache Passung
Kaufweg
Online kaufen
Kostenlose Testphase
30 Tage

Vollständiges Profil von Patriot PayrollAngebot anfragen

9

OnPay

ab $49/Monat

OnPay verkauft einen einzigen Tarif mit unbegrenzten Abrechnungsläufen und enthaltener Steuermeldung auf Bundes-, Staats- und lokaler Ebene. Beschäftigte können ohne Aufpreis in beliebig vielen Bundesstaaten bezahlt werden. Kranken- und Arbeitsunfallversicherung sowie 401(k) sind Zusätze, und Integrationen von Drittanbietern sind begrenzt.

  • 1-10: Gute Passung
  • 11-50: Gute Passung
  • 51-500: Schwache Passung
  • 500+: Schwache Passung
Kaufweg
Online oder über den Vertrieb
SOC 2
Typ II

Vollständiges Profil von OnPayAngebot anfragen

10

Paychex Flex

Preis auf Anfrage

Paychex Flex ist eine gestufte Plattform für Lohnabrechnung und HR, deren Preis auf Anfrage genannt wird, mit einer Grundgebühr plus einer Gebühr pro Beschäftigtem. Sie deckt kleine Firmen bis zu Konzernen ab.

  • 1-10: keine Daten
  • 11-50: Gute Passung
  • 51-500: Gute Passung
  • 500+: Brauchbar
Kaufweg
Über den Vertrieb
SOC 2
Typ II

Vollständiges Profil von Paychex FlexAngebot anfragen

11

Rippling

ab $8/Monat

Rippling bündelt HR, Lohnabrechnung, IT und Ausgabenverwaltung als einzelne Module, die pro Beschäftigtem abgerechnet werden, ab 8 US-Dollar im Monat plus einer Grundgebühr. Kunden der Lohnabrechnung können App-Zugriff und Offboarding mit dem Mitarbeiterdatensatz verknüpfen.

  • 1-10: keine Daten
  • 11-50: Gute Passung
  • 51-500: Gute Passung
  • 500+: Gute Passung
Kaufweg
Über den Vertrieb
SOC 2
Typ II

Vollständiges Profil von RipplingAngebot anfragen

12

QuickBooks Payroll

ab $44/Monat

Intuit verkauft QuickBooks Payroll im Paket mit seiner Buchhaltungssoftware. Die Tarife kombinieren eine Grundgebühr mit einer Gebühr pro Beschäftigtem, und Steuermeldung sowie elektronische 1099-Übermittlung sind enthalten.

  • 1-10: Gute Passung
  • 11-50: Gute Passung
  • 51-500: keine Daten
  • 500+: keine Daten
Kaufweg
Online kaufen

Vollständiges Profil von QuickBooks PayrollAngebot anfragen

Auswahlkriterien für Lohnabrechnungssoftware

Preismodell

Lohnabrechnung wird meist als Grundgebühr plus Gebühr pro Person berechnet, manchmal mit zusätzlichen Gebühren pro Abrechnungslauf oder für Add-ons wie Zeiterfassung. Starke Modelle veröffentlichen die Zahlen und zeigen, was jeder Tarif enthält. Schwache hängen von einem Vertriebsangebot ab und verstecken die Kosten für Meldungen, wöchentliche Läufe oder Freelancer.

Zielgröße des Unternehmens

Produkte sind für unterschiedliche Größen gebaut, von Betrieben nur mit dem Inhaber bis zu Arbeitgebern mit 1.000 Beschäftigten. Passt die Größe, entsprechen Tarif, Support und Funktionen deinem Bedarf ohne Ballast. Passt sie nicht, zahlen winzige Firmen für HR-Suiten, die sie ignorieren, oder wachsende Firmen entwachsen einfachen Tools.

Steuermeldung und Compliance

Das ist die zentrale Aufgabe von Lohnabrechnungssoftware: Einbehalte berechnen, abführen und Erklärungen fristgerecht einreichen. Starke Tools melden auf Bundes-, Staats- und lokaler Ebene automatisch in jedem Tarif und stehen für Fehler ein. Schwache melden nur manche Rechtsgebiete oder berechnen jeden Typ extra.

Abrechnung in mehreren Bundesstaaten

Beschäftigte in verschiedenen Bundesstaaten lösen getrennte Registrierungen, Einbehaltsregeln und Arbeitslosenversicherungskonten aus. Starke Tools lassen dich Bundesstaaten ohne Zusatzgebühren oder Tarif-Upgrades hinzufügen und ordnen die Meldungen nach Staat. Schwache beschränken dich in Einstiegstarifen auf einen Staat.

Buchhaltungsintegrationen

Integrationen tragen die Summen der Lohnabrechnung ins Hauptbuch, damit die Bücher Löhne und Steuerverbindlichkeiten abbilden. Starke Tools bieten native, automatische Verbindungen zu den wichtigen Buchhaltungspaketen. Schwache lassen dir manuelle Buchungssätze oder Berichte zum Hochladen.

Zeiterfassung und Abwesenheiten

Was Menschen verdienen, hängt von geleisteten Stunden und genommener Abwesenheit ab. Starke Tools erfassen Zeiten und Freigaben im selben System, sodass freigegebene Stunden automatisch in die Abrechnung gelangen. Schwache zwingen dich, Zeiterfassung separat zu kaufen oder sich auf eine externe App zu stützen.

Benefits-Verwaltung

Die Benefits-Verwaltung umfasst Krankenversicherung, Altersvorsorge und weitere Abzüge sowie die Art, wie sie die Anbieter erreichen. Starke Tools übernehmen die Anmeldung und wenden Abzüge automatisch an oder bündeln Pläne über eine PEO. Schwache beschränken dich auf wenige Versicherer oder berechnen jede Anbindung gesondert.

Zahlungen an Freelancer und 1099

Viele kleine Firmen bezahlen Freelancer und Angestellte gemeinsam. Starke Tools zahlen Freelancer per Überweisung, erstellen ihre jährlichen 1099-Formulare und bepreisen sie klar. Schwache schließen Freelancer aus dem Basistarif aus oder machen die Gebühr pro Freelancer schwer auffindbar.

Lohnabrechnungssoftware: Häufige Fragen

Was ist Lohnabrechnungssoftware?

Lohnabrechnungssoftware berechnet, was jede Person verdient, zieht Steuern und andere Posten ab und zahlt dann per Überweisung oder Scheck aus. Sie meldet außerdem die Lohnsteuern und erstellt Jahresformulare. Viele Produkte enthalten zudem Zeiterfassung, Benefits und einfache HR-Werkzeuge.

Welche Lohnabrechnungssoftware ist die beste für ein kleines Unternehmen?

Das hängt von deiner Situation ab. Gusto und OnPay veröffentlichen Preise und enthalten die Steuermeldung, Patriot Payroll kostet im Einstieg am wenigsten, und QuickBooks Payroll passt am besten für Firmen, die schon in QuickBooks arbeiten. Justworks eignet sich für alle, die Benefits über eine PEO abwickeln lassen wollen.

Gibt es kostenlose Lohnabrechnungssoftware?

Keines der hier aufgeführten Tools hat einen kostenlosen Tarif. Patriot Payroll bietet eine kostenlose Testphase und eine niedrige Monatsgebühr, und die veröffentlichten Einstiegspreise liegen zwischen 17 und 50 US-Dollar im Monat plus einer Gebühr pro Beschäftigtem. Kostenlose Tabellen überlassen die Steuermeldung dir.

Welche Funktionen sollte Lohnabrechnungssoftware haben?

Mindestens automatische Steuermeldung, Überweisung, Jahresformulare und Unterstützung für jeden Bundesstaat, in dem du Menschen beschäftigst. Danach prüfst du Freelancer-Zahlungen, eine Buchhaltungsintegration, Zeiterfassung und Benefit-Abzüge, denn sie entscheiden, wie viel Handarbeit bleibt.

Sollte ich Full-Service-Abrechnung oder ein Do-it-yourself-Tool wählen?

Ein Full-Service-Produkt berechnet, zahlt und meldet die Lohnsteuern in deinem Namen, was für die meisten Arbeitgeber passt. Bei einer Do-it-yourself-Lösung erledigt dein Buchhalter die Meldungen, und du trägst das Strafrisiko. Eine PEO geht weiter und übernimmt Benefits und Compliance, wie es TriNet und Justworks tun.

Was gehört in eine Anfrage für Lohnabrechnungssoftware?

Nenne Mitarbeiterzahl, Zahl der Freelancer, Bundesstaaten, Abrechnungsrhythmus, Buchhaltungssoftware, Benefit-Pläne und Starttermin. Ergänze eine Budgetspanne in Worten. Anbieter können dann den richtigen Tarif und etwaige Add-ons ohne Rätselraten nennen. Falls du Beschäftigte in der DACH-Region abrechnen musst, schreib das ausdrücklich dazu.

Die SaaSBid-Einschätzung: Passung, Kauf und Sicherheit

Kaufweg im Vergleich: online oder über den Vertrieb

Kannst du online starten, oder brauchst du zuerst eine Demo und ein Angebot? Die Angaben stammen von der Preisseite des jeweiligen Anbieters. Ein Strich heißt: nicht veröffentlicht oder hier nicht angezeigt (Details im englischen Tool-Profil). Bei Anbietern, die nur auf Anfrage verkaufen, spart eine Anfrage über SaaSBid die meiste Zeit.

ToolKaufwegKostenlose TestphaseVertragEinrichtungsgebühr
PaycorÜber den Vertrieb---
ADP RunÜber den Vertrieb---
Patriot PayrollOnline kaufen30 Tage--
OnPayOnline oder über den Vertrieb---
Paychex FlexÜber den Vertrieb---
RipplingÜber den Vertrieb---
QuickBooks PayrollOnline kaufen---

Sicherheit und Datenschutz im Vergleich

Was deine IT- und Rechtsabteilung fragen wird, aus dem Trust Center, der Sicherheitsseite und den Rechtsdokumenten des jeweiligen Anbieters. Ein Strich heißt: öffentlich nichts gefunden oder hier nicht angezeigt. Das ist eine Frage für deine Anfrage.

ToolSOC 2ISO 27001Öffentlicher AVV (DPA)EU-HostingSSO abSCIM abAudit-Logs ab
PaycorTyp IINicht veröffentlichtNicht veröffentlichtNicht veröffentlicht---
PaycomNicht veröffentlichtJaNicht veröffentlichtNicht veröffentlicht---
OnPayTyp IINicht veröffentlichtNicht veröffentlichtNicht veröffentlicht---
Paychex FlexTyp IIJaNicht veröffentlichtNicht veröffentlicht---
RipplingTyp IIJaNicht veröffentlichtNicht veröffentlicht---

Welche Lösung zu deiner Unternehmensgröße passt

Passung der Tools nach Unternehmensgröße
Tool1-10 Personen11-50 Personen51-500 Personen500+ Personen
PaycorKeine DatenGute PassungGute PassungKeine Daten
TriNetKeine DatenGute PassungGute PassungKeine Daten
ADP RunSchwache PassungGute PassungKeine DatenKeine Daten
GustoGute PassungGute PassungKeine DatenSchwache Passung
PaylocitySchwache PassungSchwache PassungGute PassungKeine Daten
PaycomSchwache PassungSchwache PassungGute PassungKeine Daten
JustworksGute PassungGute PassungKeine DatenKeine Daten
Patriot PayrollGute PassungGute PassungBrauchbarSchwache Passung
OnPayGute PassungGute PassungSchwache PassungSchwache Passung
Paychex FlexKeine DatenGute PassungGute PassungBrauchbar
RipplingKeine DatenGute PassungGute PassungGute Passung
QuickBooks PayrollGute PassungGute PassungKeine DatenKeine Daten

Gute PassungBrauchbarSchwache PassungKeine Angaben des Anbieters

Die Bewertungen spiegeln die angegebene Zielgruppe der Anbieter, eine veröffentlichte Obergrenze an Beschäftigten, die Frage, ob die Preise zu sehr kleinen Gehaltsabrechnungen passen, und Signale wie SSO- oder SCIM-Unterstützung für größere Organisationen. Zellen bleiben leer, wo der Anbieter zu einer Größe nichts sagt.

  • 1-10 Personen

    Veröffentlichte Preise und schneller Start zählen am meisten. Gusto, OnPay, Patriot Payroll, QuickBooks Payroll und Justworks nennen alle kleine Unternehmen als Zielgruppe. Patriot hat die niedrigste Einstiegsgebühr, während Gusto einen Tarif Contractor Only für Betriebe ohne Angestellte bietet.

  • 11-50 Personen

    Beschäftigte in mehreren Bundesstaaten, Benefits und Zeiterfassung beginnen zu zählen. Gusto Plus, OnPay, Justworks, Paycor, TriNet und ADP Run passen alle hierher. Frag, welcher Tarif die Zeiterfassung enthält, denn sie kostet oft extra.

  • 51-500 Personen

    Die Lohnabrechnung gehört meist mit HR, Zeit und Benefits auf eine Plattform. Paylocity, Paycom, Paycor, Paychex Flex, TriNet und Rippling zielen auf diesen Bereich, überwiegend auf Anfrage. Vergleiche vor der Unterschrift die Qualität des Supports der Anbieter.

  • 500+ Personen

    Nur wenige der aufgeführten Produkte sind hauptsächlich für diese Größe gebaut. Rippling und Paychex Flex beschreiben eine Abdeckung bis zum Konzern, und Paycor drängt nach der Übernahme nach oben. Frag jeden Anbieter nach Identitätskontrollen und Unterstützung für mehrere Gesellschaften.

Funktionsabdeckung auf einen Blick

Dokumentierte Funktionen nach Tool
ToolSteuermeldung und ComplianceAbrechnung in mehreren BundesstaatenBuchhaltungsintegrationenZeiterfassung und AbwesenheitenBenefits-VerwaltungZahlungen an Freelancer und 1099Anteil
PaycorDokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiertDokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiert33%
TriNetDokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiertDokumentiertNicht dokumentiert33%
ADP RunDokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiertDokumentiertNicht dokumentiert33%
GustoDokumentiertDokumentiertNicht dokumentiertDokumentiertNicht dokumentiertDokumentiert67%
PaylocityNicht dokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiertDokumentiertDokumentiertNicht dokumentiert33%
PaycomDokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiertDokumentiertDokumentiertNicht dokumentiert50%
JustworksNicht dokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiertDokumentiertDokumentiertDokumentiert50%
Patriot PayrollDokumentiertNicht dokumentiertDokumentiertDokumentiertDokumentiertDokumentiert83%
OnPayDokumentiertDokumentiertDokumentiertDokumentiertDokumentiertDokumentiert100%
Paychex FlexNicht dokumentiertNicht dokumentiertDokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiert17%
RipplingNicht dokumentiertNicht dokumentiertNicht dokumentiertDokumentiertDokumentiertDokumentiert50%
QuickBooks PayrollDokumentiertNicht dokumentiertDokumentiertDokumentiertDokumentiertDokumentiert83%

Ein Haken heißt: Der Anbieter dokumentiert die Funktion öffentlich. Ein Strich heißt: Wir haben keine öffentliche Dokumentation gefunden. Das ist eine Frage für deine Anfrage und kein Beweis, dass die Funktion fehlt.

Anforderungs-Checkliste für Lohnabrechnungssoftware

Halte mit dieser Liste fest, was dein Team wirklich braucht. Wenn du Anforderungen in Muss, Soll und Kann einteilst, können Anbieter genau kalkulieren, statt dir ihren größten Tarif anzubieten.

Muss

  • Automatische Meldung der Lohnsteuern auf Bundes-, Staats- und lokaler EbeneCompliance ist der Hauptzweck des Kaufs, und manche Tarife lassen bestimmte Rechtsgebiete aus.
  • Überweisung nach einem von uns gewählten Zeitplan, auch bei außerplanmäßigen LäufenWöchentliche und zusätzliche Läufe werden von manchen Anbietern gesondert berechnet.
  • Jahresmeldungen für Angestellte und Freelancer, die für uns erstellt und eingereicht werdenDas Einreichen von Formularen ist teils inklusive und teils pro Formular berechnet.
  • Unterstützung für jeden Bundesstaat, in dem unsere Beschäftigten lebenAbrechnung in mehreren Bundesstaaten ist bei manchen Anbietern auf höhere Tarife beschränkt.
  • Bezahlung von Freelancern neben den AngestelltenGebühren für Freelancer werden pro Kopf gerechnet und verändern die Monatssumme.

Soll

  • Buchungssätze, die in unser Buchhaltungssystem übertragen werdenEine native Synchronisierung erspart das erneute Eintippen, während manuelle Erfassung Buchhaltungsstunden kostet.
  • Zeiterfassung und Urlaubssalden, die in jede Abrechnung einfließenBei vielen Anbietern wird sie als Modul oder Zusatz verkauft.
  • Automatisch angewendete Abzüge für Kranken- und AltersvorsorgeBenefits-Anbindungen unterscheiden sich je nach Anbieter und kosten oft extra.
  • Schutz vor Strafen, falls eine Steuermeldung schiefgehtDie Bedingungen unterscheiden sich darin, wer bei einem Fehler zahlt.

Kann

  • App für Beschäftigte mit Gehaltsabrechnungen und SteuerformularenSie verringert die Routinefragen an die Lohnbuchhaltung.
  • Single Sign-on über Okta oder einen ähnlichen AnbieterMittelgroße Firmen mit IT-Richtlinien verlangen es, und es kann in einer höheren Stufe liegen.
  • HR-Werkzeuge wie Onboarding und ein MitarbeiterhandbuchDie Kombination verringert die Zahl der Anbieter, erhöht aber die Gebühr pro Beschäftigtem.

Aus dieser Checkliste eine Anfrage machen

Fragen, die Anbieter vor dem Angebot stellen

Wenn du darauf Antworten parat hast, beginnt dein erstes Gespräch mit einem Anbieter beim Preis statt bei der Bedarfsklärung.

  1. Wie viele Angestellte und wie viele Freelancer bezahlst du pro Zyklus?Die meisten Anbieter rechnen pro Kopf ab, und Freelancer werden eventuell mit einem anderen Satz gezählt.
  2. In welchen Bundesstaaten arbeiten deine Leute?Registrierungen und Steuerregeln der Bundesstaaten bestimmen, welcher Tarif dich abdecken kann.
  3. Wie oft rechnest du ab?Wöchentliche oder außerplanmäßige Läufe erhöhen die Kosten bei Anbietern, die pro Lauf abrechnen.
  4. Welche Buchhaltungs- und Zeiterfassungstools müssen mit der Lohnabrechnung verbunden werden?Manche Integrationen sind nativ, andere kosten extra oder brauchen manuelle Uploads.
  5. Möchtest du lieber nur Software kaufen oder eine PEO, die Benefits und Compliance übernimmt?Co-Employment verändert Verträge, Preise und wer die Benefit-Pläne kontrolliert.
  6. Wann ist deine erste Live-Abrechnung, und wechselst du von einem anderen Anbieter?Ein Wechsel mitten im Jahr braucht den Import der bisherigen Jahressalden, was den Zeitplan der Einrichtung beeinflusst.

Beispielanfrage

So sieht eine gute Anfrage für Lohnabrechnungssoftware aus
Wir sind eine Designagentur mit 22 Beschäftigten in Texas, mit Remote-Beschäftigten in zwei weiteren Bundesstaaten und fünf festen Freelancern. Die Lohnabrechnung läuft derzeit über Tabellen, und unser Buchhalter reicht die Erklärungen ein, was langsam und riskant ist. Wir brauchen automatische Steuermeldung auf Bundes-, Staats- und lokaler Ebene, Überweisung alle zwei Wochen, 1099-Abwicklung für Freelancer und eine Synchronisierung mit Xero. Beschäftigte sollen ihre Gehaltsabrechnungen in einer App einsehen. Wir bieten ein 401(k) an und wollen diese Abzüge automatisch anwenden lassen. Wir wollen zu Beginn des nächsten Quartals wechseln und rechnen mit einem Monatsbudget im mittleren dreistelligen Bereich.

Eigene Anfrage schreiben

Fazit

Beginne mit der Mitarbeiterzahl und den Bundesstaaten, in denen deine Leute arbeiten, und streiche dann Anbieter, die nur manche Rechtsgebiete melden oder Gebühren für Freelancer verstecken. Meist bleiben drei oder vier Kandidaten übrig. Eine klare Anfrage bei SaaSBid nennt den Anbietern deinen Abrechnungsrhythmus, deine Integrationen und deinen Benefit-Bedarf, sodass jedes Angebot denselben Umfang abdeckt und du die echte Monatssumme statt einer Grundgebühr als Schlagzeile vergleichst.

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