Zeiterfassung Software 2026: 12 Tools im Vergleich nach Unternehmensgröße und Anforderungen
Aktualisiert am 24. Oktober 2026 · 12 Tools · Fakten mit den Anbieterseiten abgeglichen · So prüfen wir (Englisch)
Hinweis: Die Tool-Profile, auf die dieser Vergleich verweist, sind auf Englisch.
Teams, die kostenlos starten wollen, schauen meist auf Clockify oder Toggl Track, die beide einfache Timer bieten. Harvest ist die Wahl für Agenturen, die nach Stunden abrechnen, When I Work bedient Teams mit Schichten im Stundenlohn, und Replicon deckt große Organisationen mit strengen Regeln zur Zeiterfassung ab.
Diese Seite richtet sich an Käufer, die Zeiterfassung Software vergleichen und zuerst die Kundenabrechnung von der Anwesenheit der Mitarbeitenden trennen müssen, weil beide Aufgaben zu unterschiedlichen Produkten führen. Die Tools sind nach Unternehmensgröße und Anforderungen gruppiert, damit ein Freelancer, eine Agentur mit 40 Personen und eine Belegschaft im Schichtbetrieb jeweils eine sinnvolle Auswahl finden. Übernimm die Anforderungslisten in eine Anfrage auf SaaSBid und vergleiche die Angebote, die Anbieter dir schicken.
Unsere Empfehlungen nach Situation
Ein Team mit 15 Personen, das mit einem kostenlosen Tarif startet
Es gibt einen kostenlosen Tarif, Basic kostet 3,99 US-Dollar pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung, und das Einstempeln am Terminal mit Pausenerfassung gehört zum Produkt.
Preis: $3,99 pro Platz im Monat jährlich abgerechnet (Basic)
Rechnungsstellung und Spesenerfassung sind in jedem Tarif enthalten, auch im Free-Tarif, sodass Zeiteinträge ohne erneutes Erfassen zu Rechnungen werden.
Preis: $9 pro Platz im Monat jährlich abgerechnet (Teams)
Ein Remote-Team, das Freelancer im Ausland bezahlt
Gusto, Deel, Wise und PayPal sind für Zahlungen an Freelancer über Grenzen hinweg angebunden, und Screenshots, Budgets und Rechnungsstellung stecken im selben Tool mit Preis pro Platz.
Preis: $4,99 pro Platz im Monat
Eine Restaurantgruppe mit Schichten im Stundenlohn
Eine App übernimmt Schichtplanung und Stempeluhr, Stempelungen per Geofence oder GPS halten Standorte ehrlich, und Essentials beginnt bei 2,50 US-Dollar pro Nutzer.
Einstempeln per GPS und Planung synchronisieren sich mit QuickBooks Online und 50 oder mehr Apps für Lohn und Buchhaltung, bei einer Grundgebühr von 20 US-Dollar plus 10 US-Dollar pro Nutzer.
Vorkonfigurierte Arbeitsregeln decken 145 oder mehr Rechtsgebiete ab, und Zeiterfassung im Stil von DCAA und FAR wird unterstützt, mit Preisen nur auf Anfrage.
Zeiterfassung Software hält fest, wie viele Stunden Menschen mit Arbeit verbringen, entweder über einen Timer mit Start und Stopp, manuelle Einträge oder automatische Erfassung vom Rechner. Agenturen und Beratungen nutzen sie, um Kunden abzurechnen und zu prüfen, ob sich ein Projekt lohnt. Arbeitgeber mit Beschäftigten im Stundenlohn nutzen sie für Anwesenheit, Pausen und Überstunden und geben die Stunden dann an die Lohnabrechnung weiter. Führungskräfte erhalten Stundenzettel, Freigaben und Berichte, statt Tabellen hinterherzulaufen. Welche Zeiterfassung Software die richtige ist, hängt stark davon ab, welche dieser Aufgaben am wichtigsten ist, denn wenige Produkte beherrschen alle gut. Für Arbeitszeiterfassung von Beschäftigten in Deutschland, Österreich und der Schweiz solltest du außerdem Datenschutz, Mitbestimmung des Betriebsrats und den Serverstandort in der EU klären.
Zentrale Funktionen
Timer und Stundenzettel
Lässt Personen einen Timer starten oder Stunden manuell eintragen und wöchentliche Stundenzettel zur Freigabe einreichen.
Abrechenbare Sätze und Rechnungen
Verknüpft Stundensätze mit Kunden, Projekten oder Personen, damit erfasste Stunden zu Rechnungen werden.
Projektbudgets und Berichte
Vergleicht geplante Stunden oder Kosten mit den Ist-Werten, damit Führungskräfte Überschreitungen früh sehen.
Anwesenheit und Schichtwerkzeuge
Deckt Ein- und Ausstempeln, Pausen, Warnungen bei Überstunden, Abwesenheiten sowie Terminal- oder GPS-Stempelungen für Beschäftigte im Stundenlohn ab.
Anbindung an Lohnabrechnung und Buchhaltung
Sendet freigegebene Stunden ohne erneutes Eintippen an Tools für Lohn und Buchhaltung.
Mobile und Offline-Apps
Gibt Mitarbeitenden im Außendienst und im Homeoffice eine Handy-App für die Erfassung abseits des Schreibtischs.
Zeiterfassung Software: Die 12 besten Tools im Überblick
$3,99 pro Platz im Monat jährlich abgerechnet (Basic)
Die Plätze bei Clockify beginnen bei 3,99 US-Dollar im Monat bei jährlicher Abrechnung, und ein kostenloser Tarif deckt Timer, Stundenzettel und Rechnungsstellung ab. Das Einstempeln am Terminal ist verfügbar, und Enterprise für 11,99 US-Dollar bringt SSO, SCIM und Audit-Logs. Kostenlose Berichte reichen nur einen Monat zurück.
1-10: Gute Passung
11-50: Gute Passung
51-500: Gute Passung
500+: Gute Passung
Das gefällt Nutzern
Zeitersparnis 15 Nennungen
Einfache Bedienung 15 Nennungen
Effizienz 8 Nennungen
Häufige Kritik
Fehlende Funktionen 7 Nennungen
Eingeschränkte Anpassbarkeit 6 Nennungen
Schwache Benutzeroberfläche 4 Nennungen
Pro- und Contra-Stichwörter von G2 (Englisch), abgerufen am 26. Oktober 2026.
Im kostenlosen Tarif von TimeCamp gibt es keine Nutzerbegrenzung, und die Bezahltarife beginnen bei 3,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Abrechenbare Sätze und Budgets kommen mit Premium, SSO mit Ultimate. Ein Setup auf eigenem Server oder in einer Private Cloud ist ab 50 Nutzern im jährlichen Ultimate möglich.
Die automatische Erfassung von Arbeit und Apps ist der Kern von DeskTime, das auch die Produktivität bewertet. Pro kostet 5,50 EUR pro Nutzer und Monat, Schichtplanung und Abwesenheitsverfolgung erfordern Premium, und einen kostenlosen Tarif gibt es nicht. Hosting in der EU in Deutschland oder Irland wird angeboten.
Remote-Teams nutzen Hubstaff für Screenshots, GPS, Budgets, Rechnungsstellung und Zahlungen an Freelancer in mehreren Ländern. Eine 14-tägige Testphase ersetzt einen kostenlosen Tarif. Nur die Rolle Project Viewer kommt ohne bezahlten Platz aus.
Stundenzettel mit Freigaben sind das, was actiTIME am besten kann, angeboten in der Cloud oder auf dem eigenen Server. Für 1 bis 3 Nutzer kostet es nichts, danach 6 US-Dollar pro Nutzer und Monat (jährlich abgerechnet) bis 40 Nutzer. QuickBooks und Zapier lassen sich verbinden, SSO und SCIM sind jedoch nicht dokumentiert.
$6,67 pro Nutzer im Monat jährlich abgerechnet (Basic)
Time Doctor überwacht Arbeit mit Screenshots, Aktivitätsniveaus und Anwesenheitsberichten und richtet sich an Remote-Teams und Outsourcing-Firmen. Basic kostet 6,67 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, einen kostenlosen Tarif gibt es nicht. Eine native Anbindung an die Lohnabrechnung kostet in den niedrigeren Stufen 200 US-Dollar pro Monat und Integration.
Unternehmen ohne QuickBooks Online können dieses Tool von Intuit für Einstempeln und Planung nicht kaufen. Premium kostet als Grundgebühr 20 US-Dollar im Monat plus 10 US-Dollar pro Nutzer, nur mit monatlicher Abrechnung. Es bietet GPS-Stempelungen, Warnungen bei Überstunden und einen Terminal-Modus.
Teams mit Stundenlohn im Einzelhandel, in Restaurants und bei Dienstleistern nutzen When I Work, um Schichten zu planen und zugleich eine Stempeluhr zu betreiben. Essentials kostet 2,50 US-Dollar pro Nutzer und Monat, und SSO erfordert Premium. Agenturen, die abrechenbare Sätze und Rechnungen brauchen, sollten sich anderswo umsehen.
Deltek verkauft Replicon inzwischen, ein Enterprise-System für Stundenzettel, gebaut für die Einhaltung von Arbeitsrecht und nur per Angebot bepreist. Die Regeln decken 145 oder mehr Rechtsgebiete ab, Zeiterfassung im Stil von DCAA und FAR wird unterstützt, und KI-Stundenzettel ziehen Stunden aus mehr als 100 Arbeits-Apps.
$9 pro Nutzer im Monat jährlich abgerechnet (Starter)
Toggl Track bietet schnelle Timer, übersichtliche Berichte, abrechenbare Sätze und eingebaute Rechnungsstellung, kostenlos für bis zu 3 Nutzer und 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung im Starter. Premium ergänzt SSO. Regeln zur Anwesenheit werden nicht beschrieben.
$9 pro Platz im Monat jährlich abgerechnet (Teams)
Harvest verknüpft Stundenzettel, Spesen und Rechnungen in einem Produkt. Der Free-Tarif gibt 1 Platz und 2 Projekte, und Teams kostet 9 US-Dollar pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung. Freigaben von Stundenzetteln, Rentabilitätsberichte und SSO gehören zu Enterprise.
Teams, die in Asana, Trello oder Jira arbeiten, nutzen Everhour, um Stunden zu erfassen, ohne diese Tools zu verlassen. Team kostet 8,50 US-Dollar pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung mit mindestens fünf Plätzen und enthält Budgets und Rechnungsstellung. Größere Gruppen mit 50 oder mehr Plätzen erhalten einen Custom-Tarif.
Das umfasst, wie Zeit erfasst und freigegeben wird, einschließlich Live-Timern, manueller Eingabe, Kalendern und Wochenzetteln. Starke Tools machen den Start eines Timers in Sekunden möglich und bieten Freigabe-Abläufe. Schwache erlauben nur manuelle Eingabe oder verstecken Freigaben im obersten Tarif.
Abrechenbare Sätze und Rechnungen
Das zeigt, ob erfasste Stunden Sätze tragen und Kundenrechnungen erzeugen können. Starke Tools legen Sätze nach Kunde, Projekt oder Person fest und erstellen Rechnungen direkt. Schwache erfassen nur Zeit und brauchen einen separaten Abrechnungsschritt.
Projektbudgets und Berichte
Das beschreibt, wie gut das Tool geplanten Aufwand mit tatsächlicher Zeit oder tatsächlichen Kosten vergleicht. Starke Produkte zeigen den Budgetfortschritt, senden Warnungen und berichten über die Rentabilität. Schwache bieten nur Gesamtstunden ohne Ziele.
Anbindung an Lohnabrechnung und Buchhaltung
Das umfasst die Verbindung zu Lohnabrechnung, Buchhaltung und Projekttools. Starke Produkte bieten native Anbindungen und eine API in regulären Tarifen. Schwache berechnen jede Integration extra oder lassen die Tiefe bei der Lohnabrechnung unklar.
Anwesenheit und Compliance
Das misst die Unterstützung für Einstempeln, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten. Starke Tools bieten Stempelungen am Terminal oder per GPS und regelbasierte Warnungen. Schwache sind für die Abrechnung gebaut und ignorieren Regeln zur Anwesenheit. Prüfe zusätzlich, wie sich die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung in deinem Land abbilden lassen.
Mobile App und Offline-Nutzung
Das beschreibt die Erfassung vom Handy aus, einschließlich der Nutzung ohne Verbindung. Starke Tools bieten iOS- und Android-Apps, die später synchronisieren. Schwache beschränken mobile Geräte auf einen einfachen Timer oder dokumentieren das Offline-Verhalten nicht.
Preismodell
Dieses Kriterium umfasst, wie das Tool abgerechnet wird, etwa pro Platz, pro aktivem Nutzer oder mit einer Grundgebühr, und ob es einen kostenlosen Tarif gibt. Starke Modelle bleiben berechenbar, wenn das Team wächst. Schwache fügen Gebühren pro Integration oder Mindestzahlen an Plätzen hinzu.
Zielgröße des Unternehmens
Das zeigt, ob ein Produkt für Freelancer, kleine Teams oder große Organisationen entworfen wurde. Leichte Tools bleiben günstig und schnell, während Enterprise-Produkte SSO, Audit-Logs und arbeitsrechtliche Regeln ergänzen. Passt es nicht, zahlst du für ungenutzte Funktionen oder dir fehlen Kontrollen.
Zeiterfassung Software: Häufige Fragen
Was ist Zeiterfassung Software?
Das ist ein Tool, das festhält, wie lange Personen an Aufgaben, Projekten oder Schichten arbeiten. Die Einträge kommen aus Timern, manueller Eingabe oder automatischer Erfassung. Teams nutzen die Daten dann für Kundenabrechnung, Projektkalkulation, Anwesenheit oder Lohnabrechnung.
Welche Zeiterfassung Software ist die beste für kleine Unternehmen?
Clockify, Toggl Track, Harvest und TimeCamp verbinden niedrige Preise mit kostenlosen Tarifen oder kostenlosen Plätzen. Agenturen bevorzugen oft Harvest oder Everhour, während Teams im Stundenlohn sich When I Work oder QuickBooks Time ansehen.
Gibt es kostenlose Zeiterfassung Software?
Ja. Clockify, TimeCamp, Toggl Track, Harvest und actiTIME bieten kostenlose Stufen, mit Grenzen bei Nutzern, Projekten oder Berichten. Toggl ist bis zu 3 Nutzern kostenlos, und Harvest gibt einen Platz und zwei Projekte.
Was ist der Unterschied zwischen Zeiterfassung für die Abrechnung und für die Anwesenheit?
Tools für die Abrechnung erfassen Stunden für Kunden und Projekte, um Rechnungen und Margen zu erzeugen. Tools für die Anwesenheit erfassen, wann Mitarbeitende beginnen, Pause machen und enden, um Arbeitsregeln einzuhalten und die Lohnabrechnung zu speisen. Wenige Produkte beherrschen beides gleich gut.
Ist Zeiterfassung für Mitarbeitende rechtlich zulässig?
Die Erfassung der Arbeitszeit ist grundsätzlich erlaubt und oft vorgeschrieben, aber Überwachungsfunktionen wie Screenshots können Fragen zu Datenschutz und Einwilligung aufwerfen, die sich je nach Land unterscheiden. Kläre die lokalen Regeln, binde bei Bedarf Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte ein und informiere die Beschäftigten, was erfasst wird.
Was gehört in eine Anfrage für Zeiterfassung Software?
Nenne die Zahl der Mitarbeitenden, ob du für Abrechnung oder Anwesenheit erfasst, benötigte Integrationen, Bedarf an Freigaben, mobile Nutzung und deinen Zeitplan. Ergänze eine Budgetspanne in Worten. Anbieter können dann die passende Stufe empfehlen.
Die SaaSBid-Einschätzung: Passung, Kauf und Sicherheit
Zeiterfassung Software: Marktkarte
Waagerecht: Für welche Unternehmensgröße das Tool am besten passt, nach unseren Passungsbewertungen. Senkrecht: der niedrigste veröffentlichte Preis pro Nutzer und Monat. Hohle Punkte haben einen kostenlosen Tarif.
$0$10$201-10 Personen11-5051-500500+ClockifyTimeCampHubstaffactiTIMETime DoctorQuickBooks TimeWhen I WorkToggl TrackHarvestEverhour
Clockify: passt am besten zu 51-500 Personen, Preis: $3,99 pro Platz im Monat jährlich abgerechnet (Basic)
TimeCamp: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: Kostenlos
Hubstaff: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: $4,99 pro Platz im Monat
actiTIME: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: Kostenlos
Time Doctor: passt am besten zu 51-500 Personen, Preis: $6,67 pro Nutzer im Monat jährlich abgerechnet (Basic)
QuickBooks Time: passt am besten zu 1-10 Personen, Preis: ab $20/Monat
When I Work: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: $2,50 pro Nutzer im Monat (Essentials)
Toggl Track: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: $9 pro Nutzer im Monat jährlich abgerechnet (Starter)
Harvest: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: $9 pro Platz im Monat jährlich abgerechnet (Teams)
Everhour: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: $8,50 pro Platz im Monat, jährlich abgerechnet
2 Tools ohne veröffentlichten Preis pro Nutzer oder ohne Passungsdaten werden nicht angezeigt.
Kaufweg im Vergleich: online oder über den Vertrieb
Kannst du online starten, oder brauchst du zuerst eine Demo und ein Angebot? Die Angaben stammen von der Preisseite des jeweiligen Anbieters. Ein Strich heißt: nicht veröffentlicht oder hier nicht angezeigt (Details im englischen Tool-Profil). Bei Anbietern, die nur auf Anfrage verkaufen, spart eine Anfrage über SaaSBid die meiste Zeit.
Tool
Kaufweg
Kostenlose Testphase
Vertrag
Einrichtungsgebühr
Clockify
Online bis Tarif Pro, darüber Vertrieb
7 Tage
-
-
TimeCamp
Online bis Tarif Ultimate, darüber Vertrieb
-
-
-
DeskTime
Online bis Tarif Premium, darüber Vertrieb
14 Tage
-
-
actiTIME
Online oder über den Vertrieb
-
-
-
Time Doctor
Online bis Tarif Premium, darüber Vertrieb
14 Tage
-
-
QuickBooks Time
Online bis Tarif Time Elite, darüber Vertrieb
30 Tage
-
-
When I Work
Online bis Tarif Premium, darüber Vertrieb
14 Tage
-
-
Replicon (Deltek Replicon)
Über den Vertrieb
-
-
-
Toggl Track
Online bis Tarif Premium, darüber Vertrieb
30 Tage
Monatlich oder jährlich
-
Harvest
Online bis Tarif Enterprise, darüber Vertrieb
30 Tage
-
-
Everhour
Online bis Tarif Team, darüber Vertrieb
14 Tage
-
-
Sicherheit und Datenschutz im Vergleich
Was deine IT- und Rechtsabteilung fragen wird, aus dem Trust Center, der Sicherheitsseite und den Rechtsdokumenten des jeweiligen Anbieters. Ein Strich heißt: öffentlich nichts gefunden oder hier nicht angezeigt. Das ist eine Frage für deine Anfrage.
Gute PassungBrauchbarSchwache PassungKeine Angaben des Anbieters
Die Bewertungen folgen der angegebenen Zielgruppe der Anbieter, den Grenzen kostenloser Tarife, den Mindestzahlen an Plätzen und der Frage, ob SSO, SCIM oder Audit-Logs dokumentiert sind. Felder bleiben leer, wenn der Anbieter zu dieser Größe nichts sagt.
1-10 Personen
Preis und einfache Bedienung entscheiden hier. Clockify, Toggl Track, Harvest und actiTIME haben alle kostenlose Stufen oder kostenlose Plätze, und TimeCamp bietet in seinem kostenlosen Tarif unbegrenzte Nutzer. Everhour verlangt in seinem Bezahltarif mindestens fünf Plätze.
11-50 Personen
Teams brauchen jetzt Freigaben, Budgets und Integrationen. Clockify, TimeCamp, Harvest, Everhour, Hubstaff und Time Doctor passen alle, während When I Work und QuickBooks Time zu Teams im Stundenlohn oder im Außendienst passen. Prüfe, welche Stufe Freigaben freischaltet, denn mehrere Anbieter behalten sie oberen Tarifen vor.
51-500 Personen
Reporting, Anbindung an die Lohnabrechnung und Admin-Kontrolle zählen mehr. Clockify, Toggl Track, Harvest, TimeCamp, DeskTime und Time Doctor nennen Unterstützung für diesen Bereich, und actiTIME deckt in seinen Stufen bis zu 200 Nutzer ab. Replicon ist die Option für regulierte oder weltweite Belegschaften.
500+ Personen
Große Organisationen brauchen SSO, Audit-Trails und Unterstützung für arbeitsrechtliche Regeln. Replicon zielt auf diese Größe, und Clockify nennt SSO, SCIM und Audit-Logs in seiner Enterprise-Stufe. Bestätige bei jedem anderen Anbieter die Unterstützung für Provisionierung, bevor du ihn auf die Shortlist setzt.
Funktionsabdeckung auf einen Blick
Dokumentierte Funktionen nach Tool
Tool
Timer und Stundenzettel
Abrechenbare Sätze und Rechnungen
Projektbudgets und Berichte
Anbindung an Lohnabrechnung und Buchhaltung
Anwesenheit und Compliance
Mobile App und Offline-Nutzung
Anteil
Clockify
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
100%
TimeCamp
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
83%
DeskTime
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
67%
Hubstaff
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
-Nicht dokumentiert
67%
actiTIME
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
67%
Time Doctor
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
83%
QuickBooks Time
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
83%
When I Work
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
67%
Replicon (Deltek Replicon)
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
83%
Toggl Track
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
100%
Harvest
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
67%
Everhour
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
83%
Ein Haken heißt: Der Anbieter dokumentiert die Funktion öffentlich. Ein Strich heißt: Wir haben keine öffentliche Dokumentation gefunden. Das ist eine Frage für deine Anfrage und kein Beweis, dass die Funktion fehlt.
Integrations-Ökosysteme im Vergleich
Integrationen entscheiden, wie viel Handarbeit nach dem Start übrig bleibt. Das sind die Integrationszahlen, die der jeweilige Anbieter veröffentlicht. Prüfe vor der Vorauswahl, ob deine eigenen Systeme dabei sind.
Clockify90+
Time Doctor60+
QuickBooks Time50+
Everhour40+
Die Balkenlänge folgt einer Wurzelskala, damit auch kleinere Ökosysteme lesbar bleiben.
Anforderungs-Checkliste für Zeiterfassung Software
Halte mit dieser Liste fest, was dein Team wirklich braucht. Wenn du Anforderungen in Muss, Soll und Kann einteilst, können Anbieter genau kalkulieren, statt dir ihren größten Tarif anzubieten.
Muss
Timer und manuelle Eingabe im Web und mobilMitarbeitende überspringen die Erfassung, wenn das Tool umständlich zu starten ist.
Wöchentliche Stundenzettel mit Freigabe durch FührungskräfteFreigabe-Abläufe sind oft höheren Tarifen vorbehalten.
Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit nach Kunde und ProjektDas ist die Grundlage für Rechnungen und Rentabilitätsberichte.
Berichte, die sich als CSV oder in Buchhaltungssoftware exportieren lassenDie Finanzabteilung braucht die Stunden jeden Monat in einem brauchbaren Format.
Rollenbasierter Zugriff für Admins, Führungskräfte und MitgliederNicht jeder sollte Sätze und die Zeiten anderer Personen sehen.
Soll
Stundensätze pro Person oder ProjektAgenturen bepreisen Arbeit je nach Rolle unterschiedlich.
Projektbudgets mit Warnungen, wenn Stunden überschritten werdenFrühwarnungen schützen die Marge.
Anbindung an unsere Lohn- oder BuchhaltungssoftwareDas beseitigt manuelles Kopieren und Fehler.
Erfassung von Pausen und ÜberstundenArbeitgeber mit Stundenlohn haben gesetzliche Pflichten, beides zu erfassen.
Kann
Automatische Erfassung der Aktivität mit optionalen ScreenshotsManche Teams wollen sie, andere meiden sie aus Datenschutzgründen.
Einstempeln per GPS oder Geofence für Außendienst-TeamsEs bestätigt, wo gearbeitet wurde.
Single Sign-on und NutzerprovisionierungGrößere Unternehmen steuern damit Eintritte und Austritte.
Eingebaute RechnungsstellungDas kann bei kleinen Firmen einen separaten Abrechnungsschritt ersetzen.
Wenn du darauf Antworten parat hast, beginnt dein erstes Gespräch mit einem Anbieter beim Preis statt bei der Bedarfsklärung.
Wie viele Personen müssen Zeit erfassen, und wie viele sehen nur Berichte?Manche Anbieter berechnen einen Platz für jedes Mitglied.
Dient die Erfassung vor allem der Kundenabrechnung, der Projektkalkulation oder der Anwesenheit von Mitarbeitenden?Der Zweck entscheidet, welche Produktkategorie passt.
Welche Tools für Lohn, Buchhaltung und Projekte müssen angebunden werden?Integrationen sind oft auf bestimmte Stufen beschränkt oder werden getrennt berechnet.
Beschäftigst du Mitarbeitende im Stundenlohn in Rechtsgebieten mit Regeln zu Pausen oder Überstunden?Funktionen zur Compliance unterscheiden sich und fehlen in mehreren auf Abrechnung ausgerichteten Tools.
Möchtest du Screenshots oder Aktivitätsüberwachung, oder soll die Erfassung freiwillig sein?Das beeinflusst die Wahl des Tools, das Verhältnis zu den Beschäftigten und die Datenschutzregeln.
Arbeiten Mitarbeitende im Außendienst oder offline, und brauchen sie GPS?Unterstützung für Mobilgeräte und Offline-Betrieb unterscheidet sich stark.
Beispielanfrage
So sieht eine gute Anfrage für Zeiterfassung Software aus
Wir sind eine digitale Agentur mit 30 Personen, bestehend aus Angestellten und einigen Freelancern. Heute tragen die Leute ihre Stunden in Tabellen ein, und Rechnungen an Kunden verspäten sich oft, weil Zeiteinträge unvollständig eingehen. Wir brauchen einen einfachen Timer, wöchentliche Stundenzettel mit Freigabe durch Führungskräfte, abrechenbare Sätze pro Kunde und Projektbudgets, die uns bei 80 Prozent der Stunden warnen. Berichte sollen sich in unsere Buchhaltungssoftware exportieren lassen, und wir hätten gern eine Anbindung an Asana. Mobiler Zugriff ist nötig für Mitarbeitende, die bei Kunden vor Ort arbeiten. Wir wollen innerhalb eines Monats ausrollen und rechnen mit einem Budget im niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr.
Entscheide zuerst, ob du Kundenabrechnung, Anwesenheit oder beides brauchst, denn das streicht den halben Markt. Prüfe dann Mindestzahlen an Plätzen, Freigaben und Grenzen bei Integrationen gegen deine Größe. Eine klare Anfrage über SaaSBid lässt Anbieter die richtige Stufe nennen und Kosten für Zusatzmodule früh erkennen, sodass die gesammelten Angebote vergleichbar und frei von Überraschungen sind.
TimeCamp
DeskTime
actiTIME
Time Doctor
Toggl Track
Everhour