Online-Terminplaner (Terminbuchungs-Software) 2026: 12 Tools im Vergleich nach Unternehmensgröße und Anforderungen
Aktualisiert am 24. Oktober 2026 · 12 Tools · Fakten mit den Anbieterseiten abgeglichen · So prüfen wir (Englisch)
Hinweis: Die Tool-Profile, auf die dieser Vergleich verweist, sind auf Englisch.
Selbstständige können kostenlos mit Calendly, Setmore oder TidyCal starten, je nachdem, ob sie Zahlungen oder einen Einmalpreis brauchen. Vertriebsteams, die Round Robin brauchen, sollten Calendly und SavvyCal vergleichen, und Dienstleister, die Anzahlungen und Zahlungen annehmen, können sich SimplyBook.me oder Acuity Scheduling ansehen. HubSpot-Nutzer bekommen Meeting-Links direkt in ihrem CRM.
Diese Seite richtet sich an Inhaber und Teamleiter, die Terminbuchungs-Software vergleichen und wissen wollen, welches Produkt zu ihrem Geschäft passt, bevor sie Angebote anfragen. Die Tools sind nach Unternehmensgröße und Einsatzzweck gruppiert, etwa Vertriebsgespräche, Kundentermine oder Gruppenumfragen. Mach aus den Anforderungslisten unten eine Anfrage bei SaaSBid, nenne die Zahl deiner Mitarbeiterkalender und deinen Zahlungsbedarf und vergleiche, was die Anbieter zurückschicken.
Unsere Empfehlungen nach Situation
Ein selbstständiger Coach, der Calendly mit kleinem Budget ersetzt
Pro kostet 12 US-Dollar im Monat oder 99 US-Dollar im Jahr, eine Lifetime-Option beginnt bei 29 US-Dollar, und Zahlungen über Stripe und PayPal funktionieren in allen Tarifen.
Preis: Kostenlos
Ein Salon mit vier Personen, der Anzahlungen und SMS möchte
Ein kostenloser Tarif deckt ein kleines Team ab, und das Pro-Upgrade für etwa 5 US-Dollar pro Person bringt Textnachrichten, vorausbezahlte Buchungen und Kalendersynchronisierung in beide Richtungen.
Preis: Kostenlos
Ein Vertriebsteam, das Routing und Round Robin braucht
Bezahlte Tarife verbinden 6 Kalender, Teams kostet 16 US-Dollar pro Platz und Monat, und Enterprise ergänzt SSO und Audit-Logs, allerdings bleiben die Daten in US-Rechenzentren.
Preis: Kostenlos
Eine Beratung mit zehn Personen, die Round Robin nutzt
Gruppen-, Kollektiv- und Round-Robin-Buchung sind ab dem ersten bezahlten Tarif enthalten, für 10 US-Dollar pro Nutzer und Jahr, und Eingeladene brauchen keinen Platz.
Preis: $10 pro Nutzer im Monat jährlich abgerechnet
Eine Klinik mit 20 Behandelnden, die SAML SSO braucht
SAML SSO ist im Tarif Standard aufgeführt, die Preise richten sich nach Buchungen und Behandelnden statt nach Plätzen, und bei Enterprise lässt sich ein Datenstandort in Großbritannien, den USA oder Australien wählen.
Was ist Online-Terminplaner (Terminbuchungs-Software)?
Terminbuchungs-Software gibt Kunden, Interessenten oder Kollegen eine Seite, auf der sie eine freie Zeit auswählen und buchen. Das Tool prüft deinen verbundenen Kalender, zeigt nur freie Zeitfenster, bestätigt die Buchung und verschickt vor dem Termin Erinnerungen. Viele Produkte nehmen außerdem Zahlungen oder Anzahlungen entgegen, ergänzen einen Videolink und geben die Buchungsdaten an ein CRM weiter. Vertriebsteams nutzen sie für Gespräche mit Leads, während Salons, Praxen, Coaches und Berater damit ihren Terminkalender füllen. Die Produkte unterscheiden sich im Preis, ob pro Platz, pro Kalender oder nach Buchungsvolumen, und dieser Unterschied entscheidet oft über die Wahl. Gerade in Europa lohnt sich außerdem die Frage nach dem Speicherort der Daten und einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Zentrale Funktionen
Kalendersynchronisierung
Liest Google-, Outlook- oder Apple-Kalender, damit nur wirklich freie Zeiten gebucht werden können.
Erinnerungen und weniger nicht wahrgenommene Termine
Verschickt Erinnerungen per E-Mail oder SMS und kann eine Stornofrist oder eine Anzahlung verlangen.
Zahlungen und Anzahlungen
Erhebt bei der Buchung eine Anzahlung oder die volle Gebühr über einen Anbieter wie Stripe oder PayPal.
Team- und Round-Robin-Terminplanung
Verteilt Buchungen auf mehrere Personen oder lässt einen Interessenten eine Zeit buchen, die für eine ganze Gruppe passt.
Branding und Einbettung in die Website
Setzt eine Buchungsseite oder ein Widget mit Logo, Farben und eigener Domain auf deine Website.
CRM- und Video-Integrationen
Erzeugt Links für Videomeetings und schreibt Buchungsdaten ins CRM oder in das Newsletter-Tool.
Online-Terminplaner (Terminbuchungs-Software): Die 12 besten Tools im Überblick
Calendly führt den Markt für Meeting-Planer an, mit einem eingeschränkten kostenlosen Tarif und den Stufen Standard, Teams und Enterprise pro Platz. Es passt zu Vertriebs- und kundennahen Teams. SSO ist entweder ein Zusatz für Teams oder Teil von Enterprise, das eine Mindestmenge von 50 Plätzen hat und bei 15.000 US-Dollar pro Jahr beginnt.
1-10: Gute Passung
11-50: Gute Passung
51-500: Gute Passung
500+: Brauchbar
Das gefällt Nutzern
Einfache Bedienung 171 Nennungen
Einfache Einrichtung 87 Nennungen
Häufige Kritik
Fehlende Funktionen 54 Nennungen
Teuer 38 Nennungen
Probleme bei der Terminplanung 34 Nennungen
Pro- und Contra-Stichwörter von G2 (Englisch), abgerufen am 26. Oktober 2026.
Setmore richtet sich an kleine Dienstleistungsbetriebe und zählt Mitarbeiterkalender statt Logins. Das heißt, ein Teammitglied, das sich nie anmeldet, kostet nach dem kostenlosen Kontingent trotzdem Geld. Square, Stripe und PayPal wickeln Zahlungen ab, und Pro ergänzt SMS, Anzahlungen und Zwei-Wege-Synchronisierung.
Acuity Scheduling gehört zu Squarespace und bedient Coaches, Salons und Berater. Es berechnet nach Kalendern, mit Tarifen für 1, bis zu 6 und bis zu 36, statt nach Plätzen. SMS-Erinnerungen beginnen ab Standard. Die einfache Bedienung ist die größte Stärke in den Review-Tags von G2.
1-10: Gute Passung
11-50: Gute Passung
51-500: Brauchbar
500+: Schwache Passung
Das gefällt Nutzern
Einfache Bedienung 4 Nennungen
Häufige Kritik
Probleme bei der Terminplanung 3 Nennungen
Fehlende Funktionen 3 Nennungen
Pro- und Contra-Stichwörter von G2 (Englisch), abgerufen am 26. Oktober 2026.
Gebrandete Buchungsseiten von YouCanBookMe werden in Stufen nach Kalenderverbindungen und Seitenanzahl verkauft, mit einem Teams-Tarif pro Mitglied, der Round Robin ergänzt. Zielgruppe sind kleine Unternehmen und Teams mit bis zu 50 Personen. SMS kosten extra, und das Unternehmen wurde 2025 von Capacity übernommen.
Square Appointments bündelt Terminbuchung mit Square-Zahlungen und berechnet pro Standort, sodass unbegrenzt viele Mitarbeiterkalender ein Abo teilen. Ein kostenloser Tarif bedient einzelne Anbieter. Gebühren für nicht wahrgenommene Termine und Stornoregeln beginnen ab Plus. Salons, Studios und Praxen, die schon über Square Zahlungen annehmen, profitieren am meisten.
SimplyBook.me berechnet nach monatlichen Buchungen und Anzahl der Behandelnden statt nach Plätzen und startet mit einem kostenlosen Tarif für 50 Buchungen. SAML SSO ist im Tarif Standard aufgeführt, und Zahlungen, Anzahlungen und Trinkgelder gibt es ab Basic. SMS und WhatsApp-Nachrichten werden als Credit-Pakete verkauft.
Berater, Trainer und ähnliche Betriebe nutzen vcita als kleine Kundenmanagement-Suite, in der die Terminplanung neben Rechnungsstellung und einem Self-Service-Portal für Kunden steht. Höhere Stufen ergänzen eine KI-Rezeption. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht, bezahlte Tarife beginnen bei 35 US-Dollar im Monat bei jährlicher Laufzeit, und telefonische Hilfe gibt es ab Manage.
Doodle ist bekannt für Gruppenumfragen und Eintragelisten, mit Buchungsseiten und Pro- sowie Team-Tarifen pro Platz. Es hilft, Besprechungszeiten unter vielen externen Teilnehmenden abzustimmen. Automatische Erinnerungen beginnen bei Pro, und SSO gibt es nur bei Enterprise. Preisangaben von Drittquellen weichen voneinander ab, prüfe die Beträge daher nach.
Jeder Gastgeber erhält einen Terminlink mit Kalender-Overlay, das dem Empfänger bei der Zeitwahl hilft. Round Robin, Kollektiv- und Gruppenbuchung kommen mit dem günstigsten bezahlten Tarif. Kostenlose Konten können nur Umfragen durchführen, Stripe-Zahlungen brauchen Premium, und die Preisseite nennt weder SSO noch SMS.
TidyCal spricht einzelne Gastgeber und kleine Agenturen mit knappem Budget an. Es gibt einen kostenlosen Tarif, ein pauschales Pro-Abo und ein Lifetime-Angebot über AppSumo, jeweils pro Konto abgerechnet. Die Gebühr von 1 % auf Stripe-Zahlungen entfällt bei Pro, und SMS brauchen Agency oder Pro.
Zoho Bookings rechnet pro Mitarbeitendem ab, etwa 6 US-Dollar im jährlichen Basic-Tarif, und ein einzelner Nutzer kann kostenlos bleiben. Zwei-Wege-Kalendersynchronisierung mit Zoho, Google und Microsoft ist in jedem Tarif enthalten. Am besten funktioniert es zusammen mit Zoho CRM, Campaigns und Flow.
Meeting-Links kommen gebündelt mit dem kostenlosen HubSpot CRM und mit Sales-Hub-Plätzen, es gibt also keinen Einzelpreis. Buchungen schreiben sich selbst in HubSpot-Datensätze. Professional und Enterprise ergänzen einmalige Einrichtungsgebühren von 1.500 und 3.500 US-Dollar, und der kostenlose Tarif zeigt das HubSpot-Branding.
Auswahlkriterien für Online-Terminplaner (Terminbuchungs-Software)
Preismodell
Preismodelle unterscheiden sich darin, was sie zählen: Plätze, Kalender, Standorte oder monatliche Buchungen. Starke Modelle bleiben mit wachsendem Team planbar und zeigen, was jeder Tarif enthält. Schwache berechnen inaktive Mitarbeitende, begrenzen Buchungen früh oder verkaufen Erinnerungen als gesonderte Credits, und einen kostenlosen Tarif gibt es oder eben nicht.
Zielgröße des Unternehmens
Das zeigt die Zielgruppe, für die jeder Anbieter entworfen hat, von einzelnen Gastgebern bis zu Vertriebsteams im Konzern. Tools für Einzelne bleiben günstig und einfach, größere ergänzen Admin-Konsolen, SSO und Audit-Logs. Ein Missverhältnis bedeutet, für ungenutzte Funktionen zu zahlen oder dem Produkt zu entwachsen.
Kalendersynchronisierung
Die Kalendersynchronisierung hält die Verfügbarkeit korrekt, indem sie deine Kalender liest und beschreibt. Starke Tools bieten in jedem bezahlten Tarif Zwei-Wege-Synchronisierung mit mehreren Kalendern. Schwache begrenzen Verbindungen, verzögern Aktualisierungen oder bieten nur einseitige Synchronisierung.
Erinnerungen und weniger nicht wahrgenommene Termine
Dazu gehören Erinnerungen, Stornoregeln und Anzahlungen, die verhindern, dass Kunden Termine sausen lassen. Starke Tools senden E-Mail- und SMS-Erinnerungen nach einem Zeitplan, den du steuerst, und unterstützen Gebühren für nicht wahrgenommene Termine. Schwache bieten nur eine Erinnerung oder halten SMS den obersten Stufen vor.
Zahlungen und Anzahlungen
Das beschreibt, ob Kunden bei der Buchung bezahlen oder eine Anzahlung leisten können. Starke Produkte unterstützen mehrere Zahlungsanbieter, Rückerstattungen und Anzahlungen ohne Plattformgebühren. Schwache bieten in niedrigeren Tarifen keine Zahlungen oder erheben Provision.
Team- und Round-Robin-Terminplanung
Teamplanung verteilt Buchungen auf Personen, bietet Gruppentermine oder bucht mehrere Gastgeber gleichzeitig. Starke Tools enthalten Round Robin, Kollektivbuchung und Routing-Regeln. Schwache erlauben nur getrennte persönliche Links.
Branding und Einbettung in die Website
Branding und Einbettung entscheiden, wie die Buchungsseite aussieht und wo sie liegt. Starke Tools bieten eigene Farben, Domains, Widgets und das Entfernen von Anbieter-Badges. Schwache behalten das Anbieter-Branding in niedrigeren Tarifen bei oder schränken Einbettungen ein.
CRM- und Video-Integrationen
Integrationen verbinden die Buchung mit Videomeetings, CRMs und Automatisierungstools. Starke Produkte erzeugen Meeting-Links, schreiben Buchungen ins CRM und unterstützen Zapier oder eine API. Schwache verlangen manuelles Kopieren oder bezahlte Tarife für jede Verbindung.
Stell dir eine Online-Buchungsseite vor, die mit deinem Kalender verbunden ist. Menschen wählen aus deinen freien Zeiten, das Tool bestätigt den Termin und verschickt Erinnerungen, und manche Produkte nehmen auch Zahlungen entgegen.
Welche Terminbuchungs-Software ist die beste für kleine Unternehmen?
Das hängt von deinem Ablauf ab. Setmore und Square Appointments passen zu Dienstleistern, die Zahlungen annehmen, SimplyBook.me berechnet nach Buchungsvolumen, und Calendly oder SavvyCal eignen sich für Teams mit Besprechungen. Vergleiche Erinnerungen, Zahlungen und Kosten pro Platz.
Gibt es eine kostenlose Terminbuchungs-Software?
Ja. Calendly, Setmore, Square Appointments, TidyCal, Zoho Bookings, YouCanBookMe, SimplyBook.me und Doodle haben alle kostenlose Tarife. Sie unterscheiden sich bei Grenzen wie einem Termintyp, einem Nutzer oder 50 Buchungen, prüfe also, was gesperrt ist.
Kann ein Terminplaner Zahlungen annehmen und Erinnerungen senden?
Viele können das. Setmore, SimplyBook.me, YouCanBookMe und TidyCal unterstützen Online-Zahlungen, und mehrere ergänzen in bezahlten Tarifen Anzahlungen oder SMS-Erinnerungen. Zahlungsfunktionen sind oft auf bestimmte Tarife beschränkt oder lösen Gebühren aus.
Kann Terminbuchungs-Software nicht wahrgenommene Termine verringern?
Ja, vor allem durch Erinnerungen und Anzahlungen. E-Mail-Erinnerungen gibt es in den meisten Tarifen, SMS-Erinnerungen brauchen oft einen bezahlten Tarif, und manche Tools ergänzen Stornoregeln oder Gebühren für nicht wahrgenommene Termine. Wähle die Kombination, die zu deinen Kunden passt.
Was gehört in eine Anfrage für Terminbuchungs-Software?
Nenne, wie viele Mitarbeitende Kalender brauchen, welche Kalender- und Videotools du nutzt, ob du Zahlungen, Erinnerungen oder SSO brauchst und wie viele Buchungen pro Monat anfallen. Ergänze Zeitplan und Budgetspanne sowie, falls wichtig, EU-Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Die SaaSBid-Einschätzung: Passung, Kauf und Sicherheit
Waagerecht: Für welche Unternehmensgröße das Tool am besten passt, nach unseren Passungsbewertungen. Senkrecht: der niedrigste veröffentlichte Preis pro Nutzer und Monat. Hohle Punkte haben einen kostenlosen Tarif.
Calendly: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: Kostenlos
Setmore: passt am besten zu 1-10 Personen, Preis: Kostenlos
YouCanBookMe: passt am besten zu 1-10 Personen, Preis: Kostenlos
Square Appointments: passt am besten zu 1-10 Personen, Preis: Kostenlos
SimplyBook.me: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: Kostenlos
Doodle: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: Nicht veröffentlicht
SavvyCal: passt am besten zu 1-10 Personen, Preis: $10 pro Nutzer im Monat jährlich abgerechnet
TidyCal: passt am besten zu 1-10 Personen, Preis: Kostenlos
Zoho Bookings: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: ab $6/Monat
HubSpot Meetings: passt am besten zu 11-50 Personen, Preis: Kostenlos für bis zu 2 Nutzer
2 Tools ohne veröffentlichten Preis pro Nutzer oder ohne Passungsdaten werden nicht angezeigt.
Kaufweg im Vergleich: online oder über den Vertrieb
Kannst du online starten, oder brauchst du zuerst eine Demo und ein Angebot? Die Angaben stammen von der Preisseite des jeweiligen Anbieters. Ein Strich heißt: nicht veröffentlicht oder hier nicht angezeigt (Details im englischen Tool-Profil). Bei Anbietern, die nur auf Anfrage verkaufen, spart eine Anfrage über SaaSBid die meiste Zeit.
Was deine IT- und Rechtsabteilung fragen wird, aus dem Trust Center, der Sicherheitsseite und den Rechtsdokumenten des jeweiligen Anbieters. Ein Strich heißt: öffentlich nichts gefunden oder hier nicht angezeigt. Das ist eine Frage für deine Anfrage.
Gute PassungBrauchbarSchwache PassungKeine Angaben des Anbieters
Die Bewertungen spiegeln die angegebene Zielgruppe der Anbieter, Grenzen kostenloser Tarife und Plätze, wie die Preise nach Platz, Kalender oder Buchungsvolumen skalieren und ob es SSO und Audit-Kontrollen gibt. Wo ein Anbieter zu einer Größe schweigt, bleibt die Zelle leer.
1-10 Personen
Kostenlose Tarife und schneller Start zählen am meisten. Calendly, Setmore, TidyCal, Zoho Bookings und Square Appointments haben alle einen kostenlosen oder einen Einstiegstarif. Wähle Setmore oder Square, wenn du Anzahlungen und Zahlungen brauchst, und TidyCal, wenn du einen Einmalpreis bevorzugst.
11-50 Personen
Teamplanung, gemeinsame Kalender und Erinnerungen rücken in den Fokus. Calendly, SavvyCal, YouCanBookMe, SimplyBook.me, Acuity Scheduling und vcita beschreiben alle den Einsatz in kleinen Teams. Prüfe, ob Round Robin und SMS-Erinnerungen im gewünschten Tarif enthalten sind.
51-500 Personen
Admin-Kontrolle und ein klares Platzmodell sind wichtig. Calendly, SimplyBook.me, Doodle und HubSpot Meetings führen Unterstützung für diese Größe auf. YouCanBookMe verlangt ab 50 Mitgliedern ein Vertriebsangebot, frag also früh nach dem Preis.
500+ Personen
Große Käufer brauchen SSO, Audit-Logs und die Wahl des Datenstandorts. Calendly bietet SSO und Audit-Logs bei Enterprise, aber nur US-Rechenzentren, während SimplyBook.me Enterprise-Kunden einen Datenstandort wählen lässt. Auch Doodle hält SSO für seinen Enterprise-Tarif bereit.
Funktionsabdeckung auf einen Blick
Dokumentierte Funktionen nach Tool
Tool
Kalendersynchronisierung
Erinnerungen und weniger nicht wahrgenommene Termine
Zahlungen und Anzahlungen
Team- und Round-Robin-Terminplanung
Branding und Einbettung in die Website
CRM- und Video-Integrationen
Anteil
Calendly
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
50%
Setmore
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
83%
Acuity Scheduling
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
-Nicht dokumentiert
33%
YouCanBookMe
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
100%
Square Appointments
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
83%
SimplyBook.me
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
67%
vcita
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
67%
Doodle
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
83%
SavvyCal
✓Dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
83%
TidyCal
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
100%
Zoho Bookings
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
100%
HubSpot Meetings
-Nicht dokumentiert
-Nicht dokumentiert
-Nicht dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
✓Dokumentiert
50%
Ein Haken heißt: Der Anbieter dokumentiert die Funktion öffentlich. Ein Strich heißt: Wir haben keine öffentliche Dokumentation gefunden. Das ist eine Frage für deine Anfrage und kein Beweis, dass die Funktion fehlt.
Anforderungs-Checkliste für Online-Terminplaner (Terminbuchungs-Software)
Halte mit dieser Liste fest, was dein Team wirklich braucht. Wenn du Anforderungen in Muss, Soll und Kann einteilst, können Anbieter genau kalkulieren, statt dir ihren größten Tarif anzubieten.
Muss
Zwei-Wege-Synchronisierung mit Google Kalender oder OutlookManche Anbieter begrenzen die Zahl der verbundenen Kalender oder behalten die Zwei-Wege-Synchronisierung bezahlten Tarifen vor.
Buchungsseite, die nur echte Verfügbarkeit mit Pufferzeiten zeigtPuffer und Tageslimits helfen, Doppelbuchungen zu vermeiden.
Automatische E-Mail-Erinnerungen und Links zum UmbuchenErinnerungen senken die Zahl nicht wahrgenommener Termine, und SMS-Erinnerungen sind oft eine kostenpflichtige Stufe.
Zeitzonenerkennung für Kunden in anderen RegionenKunden, die über Zeitzonen hinweg buchen, sind eine häufige Fehlerquelle.
Einbettbares Buchungs-Widget für unsere WebsiteEntfernung des Brandings und Einbettungsoptionen unterscheiden sich je nach Tarif.
Soll
Online-Zahlung oder Anzahlung bei der BuchungAnzahlungen schützen vor nicht wahrgenommenen Terminen, können aber auf einen höheren Tarif beschränkt sein oder Gebühren auslösen.
Round-Robin- oder Gruppenbuchung über mehrere MitarbeitendeNicht jedes Produkt enthält Team-Routing in den günstigeren Tarifen.
Automatisch erzeugter Link für Zoom, Teams oder Google MeetDas erspart den Mitarbeitenden, Links von Hand zu verschicken.
Erinnerungen per SMSSMS werden häufig als Credits verkauft, was die Gesamtkosten verändert.
Kann
Anbindung an unser CRM oder E-Mail-ToolSie gibt Buchungsdaten ohne doppelte Erfassung an Vertrieb oder Marketing weiter.
SSO und eine Admin-Konsole für die NutzerverwaltungGrößere Teams brauchen es oft, und es liegt meist in den obersten Stufen.
Eigene Domain und White-Label-BuchungsseitenEine Adresse im eigenen Namen schafft Vertrauen bei Kunden.
Datenspeicherung in einer bestimmten RegionManche Anbieter hosten nur in den USA, was für europäische Kunden wichtig ist.
Wenn du darauf Antworten parat hast, beginnt dein erstes Gespräch mit einem Anbieter beim Preis statt bei der Bedarfsklärung.
Wie viele Personen brauchen einen eigenen buchbaren Kalender?Manche Anbieter berechnen pro Platz, andere pro Kalender oder nach Buchungsvolumen.
Zahlen Kunden bei der Buchung, und welchen Zahlungsanbieter nutzt du?Zahlungs- und Anzahlungsfunktionen hängen oft vom Tarif und vom Anbieter ab.
Buchst du einzelne Personen oder verteilst du Leads auf ein Team?Round Robin und Routing gibt es nicht in jedem Produkt.
Welche Kalender-, Video- und CRM-Tools müssen angebunden werden?Integrationen können einen bezahlten Tarif oder ein Middleware-Tool wie Zapier erfordern.
Wie viele Buchungen erwartest du pro Monat?Manche Tarife begrenzen Buchungen, sodass ausgelastete Betriebe mit einem einzelnen Anbieter ihnen entwachsen können.
Brauchst du SMS-Erinnerungen, SSO oder eine bestimmte Datenregion?Diese Extras sind oft Add-ons oder Enterprise-Funktionen, die das Angebot verändern.
Beispielanfrage
So sieht eine gute Anfrage für Online-Terminplaner (Terminbuchungs-Software) aus
Wir sind eine Physiotherapiepraxis mit 12 Beschäftigten an zwei Standorten. Kunden buchen bisher telefonisch, und etwa jeder achte Termin wird nicht wahrgenommen. Wir brauchen eine Online-Buchungsseite, auf der jede Therapeutin und jeder Therapeut einen eigenen Kalender hat, Zwei-Wege-Synchronisierung mit Google Kalender, Erinnerungen per E-Mail und SMS sowie eine Anzahlung für Ersttermine. Die Buchung soll mit unserem Logo in unsere Website eingebettet werden. Wir nehmen bereits Kartenzahlungen an und hätten gern Stripe-Unterstützung. Videosprechstunden über Zoom sind nützlich. Wir müssen innerhalb eines Monats live gehen und rechnen mit einem Jahresbudget im niedrigen vierstelligen Bereich. Wichtig sind uns außerdem ein Serverstandort in der EU und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Beginne mit der Entscheidung, ob du Kundentermine verkaufst oder Vertriebsgespräche führst, denn das teilt das Feld. Prüfe dann, wie jedes Produkt dein Team bepreist: pro Platz, pro Kalender oder nach Buchungen. Streiche Tools, denen ein Muss wie Zahlungen oder Round Robin fehlt. Mit einer genauen Anfrage bei SaaSBid, inklusive Personenzahl und Integrationen, können Anbieter den passenden Tarif nennen, sodass sich die Angebote leicht vergleichen lassen.
Acuity Scheduling
YouCanBookMe
Square Appointments
vcita
Doodle
Zoho Bookings